2.4 Projektdokumentation
Das Thema Dokumentation ist meist ein trauriges Kapitel in der praktischen Umsetzung. Gerade Fachexperten aus der Technik und auch im klinischen Bereich sind nicht gerade verliebt in Dokumentation.
Hinzu kommt, dass in einigen Unternehmen immer noch nicht verbindlich geregelt ist, welche Dokumentationen in welcher Form wann fertiggestellt sein müssen. Dabei ist die Dokumentation gerade in organisationsübergreifenden Projekten, aber auch bei Organisations-Projekten ein extrem wichtiger Faktor, der die Vertragserfüllung bzw. die Zufriedenheit der Stakeholder direkt beeinflusst.
Die Projektdokumentation dient aber – in Ergänzung zur Qualitätsdokumentation von Produkten und Prozessen – einem speziellen Zweck: der Erfassung und Sicherung der Ziele, der Verträge, der Planungen, des Risikomanagements, der Einzelergebnisse, der Fortschritte, der Abweichungen und Änderungen, der Statusberichte, der Meilenstein-Entscheidungen, der Abnahme-Ergebnisse und schließlich der Abschluss-Aktionen von Projekten.
Wenn keine Klarheit bei der Projektdokumentation herrscht, muss sich der Projektleiter gleich am Anfang auf den Weg machen und diese Fragen klären:
| Fragen zur Dokumentation |
| • | Was und wie muss dokumentiert werden? |
| • | Welche Systeme oder Komponenten müssen wie gekennzeichnet werden? |
| • | Wer ist dafür verantwortlich? |
| • | Für wen werden die Unterlagen gesammelt? |
| • | Wann und wo werden sie archiviert? |
| • | Welche gesetzlichen/hausinternen Anforderungen sind zu erfüllen? |
| • | Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? |
Nutzen der Dokumentation
Wer schon mal Nachverhandlungen mit Lieferanten und Beteiligten im Projekt führen musste oder gar in juristische Auseinandersetzungen verwickelt war, weiß eine präzise geführte Projektdokumentation zu schätzen.
Eine ausgezeichnete und im Unternehmen einheitliche Projektdokumentation, zusammen mit präzisen Verträgen und Management der Konfiguration und Änderungen, hilft nicht nur Projektkrisen zu vermeiden, sondern stellt die zwingende Voraussetzung dar für ein Management der (Nach-)Forderungen (sogenannte „Claims”).
Wenn das Projekt erst mal in eine Krise gekommen ist, stehen die Chancen schlecht, wenn nicht auf eine erstklassige und vollständige Projektdokumentation zurückgegriffen werden kann. Insofern ist Projektdokumentation ein wesentlicher Beitrag des Projektleiters auch zur Risikovorsorge.
Davon unbenommen bleiben die konsequent geführten Dokumentationsklassiker im Projektmanagement weiterhin gültig und effizient: Projektordner und/oder Projekttagebuch (im Bauwesen üblich) umfassen:
| • | Projektplanung (Soll – Ist), |
| • | kompletten Schriftverkehr, |
| • | Telefonnotizen, |
| • | Protokolle über Besprechungen und Vereinbarungen, |
| • | Prüf- und Freigabeberichte, Begehungs- und Vermessungsprotokolle, |
| • | Mängel- und Bewertungsberichte, |
| • | Projekt-Statusberichte und Meilenstein-Protokolle, |
| • | Foto-Dokumente und andere Beweismittel, |
| • | schriftliche Aussagen mit Zeugen-Charakter, |
| • | Dokumente bei Schadensfällen, Unfällen, Garantiefällen, |
| • | schriftliche Bestätigungen bei Anweisungen, Entscheidungen und Versand wichtiger Unterlagen, |
| • | Maßnahmen- und Aktionspläne mit Wiedervorlagesystem. |
Projektordner üblich!
Unabhängig davon, wie die einzelnen Regelungen in den verschiedene Unternehmen praktiziert werden, ist das konsequente Führen eines Projektordners üblich und auch bei „papierlosem Büro” (also auf dem Server) zu empfehlen!