07007 Mit 5S auch in administrativen Bereichen Verschwendung vermeiden
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5S ist eine Methode, die in Produktion und produktionsnahen Bereichen seit vielen Jahren erfolgreich eingesetzt wird.
Die Erfahrung zeigt jedoch, dass auch in administrativen Bereichen zum Teil mehr als 30 % Verschwendung, z. B. durch Such- und Abstimmungszeiten, stattfindet.
Wir zeigen Ihnen daher, wie Sie die Methode 5S einfach und pragmatisch in Ihrer Verwaltung einsetzen können. Anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung sind Sie in der Lage, die Methode eigenständig bei sich umzusetzen. Zudem zeigen wir Ihnen, welche Stolpersteine Sie vermeiden sollten.
Ein kurzer Schulungsfoliensatz hilft Ihnen, das Thema vorab an Ihre Kolleginnen und Kollegen zu vermitteln. Arbeitshilfen: von: |
1 5S bzw. 5A – mehr als nur Optik
Bis zu 50 % Verschwendung
Wie viele erfolgversprechende Methoden stammt auch 5S aus Japan. Sie wurde in erster Linie für die Gestaltung von Arbeitsplätzen in der Produktion eingesetzt. Sie basiert auf der Annahme, dass Mitarbeitende in einem ordentlichen Umfeld eine bessere Qualität erzeugen als in Unordnung. Experten fanden zudem recht schnell heraus, dass sich der Einsatz dieser Methode auch in administrativen Bereichen lohnt, da dort geschätzt zwischen 30 und 50 % Verschwendung schlummern.
Wie viele erfolgversprechende Methoden stammt auch 5S aus Japan. Sie wurde in erster Linie für die Gestaltung von Arbeitsplätzen in der Produktion eingesetzt. Sie basiert auf der Annahme, dass Mitarbeitende in einem ordentlichen Umfeld eine bessere Qualität erzeugen als in Unordnung. Experten fanden zudem recht schnell heraus, dass sich der Einsatz dieser Methode auch in administrativen Bereichen lohnt, da dort geschätzt zwischen 30 und 50 % Verschwendung schlummern.
5S/5A
Hinter 5S verbergen sich fünf Arbeitsschritte, die da lauten:
Hinter 5S verbergen sich fünf Arbeitsschritte, die da lauten:
| Seiri | Aussortieren |
| Seiton | Aufräumen |
| Seiso | Arbeitsplatz saubermachen |
| Seiketsu | Anordnung zur Regel machen und |
| Shitsuke | Alle Punkte einhalten und verbessern. |
Aufgrund der hier dargestellten Übersetzung findet man im Deutschen auch oft die Bezeichnung 5A, der wir auch im weiteren Verlauf dieses Beitrags folgen werden.
Viele Projekte scheitern
Viele Projekte müssen allerdings als gescheitert erklärt werden, da der ursprüngliche Zustand bereits nach wenigen Wochen wieder erreicht wird. Dies passiert jedoch in erster Linie Unternehmen, die diese Methode nur nutzen, um Ordnung zu schaffen und für Sauberkeit zu sorgen. Da dieser rein optische Nutzen von den Mitarbeitenden aber meist als nicht wichtig für den Geschäftserfolg angesehen wird, bleiben erhaltende Maßnahmen aus oder werden nur mit geringer Priorität behandelt. Daher schauen wir uns zunächst einmal den Nutzen an, den ein richtig eingeführtes 5A-System für Ihr Unternehmen schaffen kann.
Viele Projekte müssen allerdings als gescheitert erklärt werden, da der ursprüngliche Zustand bereits nach wenigen Wochen wieder erreicht wird. Dies passiert jedoch in erster Linie Unternehmen, die diese Methode nur nutzen, um Ordnung zu schaffen und für Sauberkeit zu sorgen. Da dieser rein optische Nutzen von den Mitarbeitenden aber meist als nicht wichtig für den Geschäftserfolg angesehen wird, bleiben erhaltende Maßnahmen aus oder werden nur mit geringer Priorität behandelt. Daher schauen wir uns zunächst einmal den Nutzen an, den ein richtig eingeführtes 5A-System für Ihr Unternehmen schaffen kann.
2 Verschwendung in administrativen Bereichen
Wenn 30 bis 50 % Verschwendung für Sie unglaubwürdig klingen, hinterfragen Sie doch einmal Ihre Prozesse. Welche der nachfolgenden Verluste tauchen bei Ihnen in nicht unerheblichem Maße auf?
| Verschwendungen vermeiden | |
| • | Suchzeiten, dadurch verursacht, dass Dinge nicht sofort gefunden werden. |
| • | Wegezeiten, weil Dinge viel zu weit entfernt positioniert sind. |
| • | Leerläufe, weil wieder mal ein Meeting viel zu lang dauert oder die Inhalte für Sie nicht von Interesse waren. |
| • | Abstimmungszeiten, weil Dinge nicht vollständig bzw. korrekt vorbereitet wurden. |
| • | Platzmangel, weil viel zu viele unnötige Dinge aufbewahrt werden. |
| • | Zeiten für Kontrollen, weil das Vertrauen in die Prozesse fehlt oder zumindest nicht ausreichend ist. |
Diese Liste ließe sich noch beliebig fortführen. Dies ist sicherlich Grund genug, über eine Veränderung dieses Zustandes nachzudenken. Mit 5A lassen sich zumindest einige dieser Verschwendungen recht schnell beseitigen.
Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Hinzu kommt, dass sich Mitarbeitende infolge solcher Verschwendungen immer wieder mit Aufgaben beschäftigen müssen, für die sie eigentlich überqualifiziert sind. Dies ist zum einen betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll, zum anderen wird es auch von den Mitarbeitenden häufig als lästig oder gar nervig empfunden. Eine Verbesserung der Situation durch die Reduktion von Verschwendung führt daher auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und im besten Fall auch zu einem verbesserten Betriebsklima.
Hinzu kommt, dass sich Mitarbeitende infolge solcher Verschwendungen immer wieder mit Aufgaben beschäftigen müssen, für die sie eigentlich überqualifiziert sind. Dies ist zum einen betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll, zum anderen wird es auch von den Mitarbeitenden häufig als lästig oder gar nervig empfunden. Eine Verbesserung der Situation durch die Reduktion von Verschwendung führt daher auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und im besten Fall auch zu einem verbesserten Betriebsklima.
Weniger Überforderung
Ein weiterer Punkt ist, dass Mitarbeiter in einem chaotischen Arbeitsumfeld eher zur Überforderung neigen als in einem ordentlichen.
Ein weiterer Punkt ist, dass Mitarbeiter in einem chaotischen Arbeitsumfeld eher zur Überforderung neigen als in einem ordentlichen.
3 Einführung von 5A Schritt für Schritt
Bereiche für 5A
Prüfen Sie zunächst einmal, für welche Bereiche in Ihrem Unternehmen ein 5A-Projekt sinnvoll wäre. Empfehlenswert sind z. B.:
Prüfen Sie zunächst einmal, für welche Bereiche in Ihrem Unternehmen ein 5A-Projekt sinnvoll wäre. Empfehlenswert sind z. B.:
| • | Bereiche, zu denen Kunden Zutritt haben. Welche Qualität erwartet ein Kunde von Ihren Produkten und Leistungen, wenn die Bereiche, die er zu sehen bekommt, das reinste Chaos sind? |
| • | Bereiche, in denen mehrere Mitarbeiter beschäftigt sind. Dazu zählen z. B. Kantinen oder Pausenräume, Besprechungsräume, Raucherecken. Häufig fühlt sich für solche Gemeinschaftsbereiche keiner zuständig. Die Folgen: z. B. mangelnde Hygiene und eine wenig ansprechende Umgebung. Dort möchte man nur ungern Zeit verbringen. |
Dreck zieht Dreck an
Machen Sie doch einmal ein kleines Experiment. Schaffen Sie in einem Raum absolute Ordnung mithilfe der 5A-Methode, einen vergleichbaren Raum lassen Sie wie gehabt. Sie werden feststellen, dass es Mitarbeitern viel leichter fällt, in einer ohnehin schon unordentlichen Umgebung weitere Unordnung zu erzeugen als in einer sehr ordentlichen. Ein leerer Karton auf dem Fußboden fällt bei Ordnung viel mehr auf und wird daher mit einer höheren Wahrscheinlichkeit weggeräumt. Eine ordentliche Umgebung kann daher zusätzliche Effekte generieren.
Machen Sie doch einmal ein kleines Experiment. Schaffen Sie in einem Raum absolute Ordnung mithilfe der 5A-Methode, einen vergleichbaren Raum lassen Sie wie gehabt. Sie werden feststellen, dass es Mitarbeitern viel leichter fällt, in einer ohnehin schon unordentlichen Umgebung weitere Unordnung zu erzeugen als in einer sehr ordentlichen. Ein leerer Karton auf dem Fußboden fällt bei Ordnung viel mehr auf und wird daher mit einer höheren Wahrscheinlichkeit weggeräumt. Eine ordentliche Umgebung kann daher zusätzliche Effekte generieren.
| • | Bereiche, in denen gemeinsame Drucker stehen oder z. B. Büromaterialien gelagert sind. |
| • | Bereiche, die offensichtlich eine Neuordnung benötigen, und |
| • | nicht zu vergessen: Ihre digitalen Ablagesysteme! |