Der größte Teil des Wissens steckt bei vielen Unternehmen immer noch ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter. Nur ein kleiner Teil ist jeweils in der QM-Dokumentation oder in Form von Daten festgehalten. Das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter muss jedoch der Organisation so zur Verfügung gestellt werden, dass es jederzeit und möglichst vollständig reproduzierbar ist und vor allem vom ganzen Unternehmen, nicht nur vom „Wissensträger” selbst genutzt werden kann. Von der sich wandelnden Rolle des Experten als „Wissensträger” wird in Abschnitt 3 berichtet.

Möchten Unternehmen Wissen untereinander austauschen, so werden dabei oftmals Werkzeuge der Informationstechnik (IT) verwendet. Diese müssen so gestaltet sein, dass sie sich wandelnden Organisationsstrukturen und wechselnden Personenkreisen anpassen können. Im Abschnitt 4 werden ausgewählte IT-Werkzeuge vorgestellt.