Der Fragesteller hat leider offen gelassen, ob und ggf. welche Q-Kennzahlen schon erhoben werden. Geht es um Produkte oder/und um Dienstleistungen? An wen wird der Bericht im Unternehmen adressiert, z. B. an Q-Manager oder an die Oberste Leitungsebene/Vorstand? Ist es ein Unternehmen mit funktionierendem CAQ-System, das kontinuierlich (in-process) relevante Daten von Prozessen, Maschinen und Prüfergebnisse aus verschiedenen Fertigungsschritten aufzeichnet, dann ist die Frage nach der Aufbereitung und Verdichtung von Daten wahrscheinlich ein zentraler Punkt.

Werden dagegen nur Abweichungen vom definierten Sollzustand, z. B. in der Eingangskontrolle oder Ausschuss und Nacharbeit während der Fertigungsschritte erfasst, so lautet die Frage eher: Welche Q-Kennzahlen fehlen noch, um einen aussagefähigen Bericht zu erstellen. Werden beispielsweise Prozessabweichungen erfasst und dokumentiert, auch wenn nicht unmittelbar Fehler erkennbar sind? So kann die unterlassene Risikoprüfung bei der Verwendung von Produkten in unterschiedlichen Märkten während der Designphase erst Jahre später ursächlich sein für das Versagen der Produkte beim Anwender. Die klassischen Q-Kennzahlen, wie Bewertungen aus dem Feld, Kundenbefragungsergebnisse, Reklamationsquote und deren Differenzierung u. a. m. kann man in der Regel zusammenführen und ggf. zu einem Kundenzufriedenheitswert gewichten. Weitere Q- Kennzahlen betreffen die Prozesse und deren Durchlaufzeiten, Erfüllungsgrade, Liegezeiten, Rückweisungsquote u. v. m., womit die Abweichung vom Sollzustand, in diesem Fall gegenüber den Vorgaben aus dem QM-System, beschrieben wird. Viele Unternehmen erfassen alle diese Q-Kennzahlen mit mehr oder weniger Aufwand regelmäßig, kontinuierlich oder täglich. Auf der Arbeitsebene, z. B. in der Produktion und im QM werden sie wöchentlich besprochen und ggf. Maßnahmen verabschiedet, in besonderen Fällen auch ad-hoc.

Ein quartalsweiser Q-Bericht ist sinnvoll, um Geschäftsführung/Bereichsvorstand häufiger als in dem jährlichen internen Audit über Trends in der Qualitätsperformance zu informieren. Die 3 bis 5 Top-Kennzahlen in dem Q-Bericht sollten aus der Verdichtung der für das Unternehmen wesentlichen Kennzahlen resultieren, z. B. Q bei Auslieferung, Q im Feld, Q bei Kernprozess XY, Einhaltung Quality Gates. Die vorgeschriebenen Prüfpunkte und Freigabeprozeduren der Quality Gates (Rot-, Gelb- oder Grün-Einstufung) involvieren die Führungskräfte der entsprechenden Prozesse, z. B. Produktentwicklung, z. B. Aufbau einer neuen Fertigungslinie in regelmäßigen Zeitabständen. Der Bericht für die Oberste Leitung als nicht unmittelbar ins Projekt involviert muss auf der nächsten Ebene die Top-Kennzahlen durch Statistiken, Schaubilder und weitere Fakten untermauern und nachvollziehbar machen.