05220 Qualitätskennzahlen in KMU
Ein Praxisbeispiel
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Kennzahlen dienen dazu, Führungskräfte und Mitarbeiter über wichtige Inhalte und Entwicklungen im Betrieb zu informieren. Die Praxis zeigt, dass häufig Finanzkennzahlen dominieren, obwohl finanzielle Ergebnisse allein keinen Aufschluss darüber geben, ob und an welchen Stellen ein Unternehmen gut oder weniger gut arbeitet. Außer typischen Finanzkennzahlen sollten daher z. B. Kunden-, Mitarbeiterund Prozesskennzahlen sowie Kennzahlen mit Qualitätsbezug zum Einsatz kommen. Nicht zuletzt muss darauf geachtet werden, dass die Kennzahlen so ausgewählt werden, dass sie dazu beitragen, die Unternehmensstrategien umzusetzen.
Dieser Beitrag zeigt am Beispiel eines mittelständischen Produktionsunternehmens, wie ein geeignetes Kennzahlensystem eingeführt werden kann. Arbeitshilfen: von: |
1 Das Beispielunternehmen: Ziele und Ausgangslage
Ein mittelständischer Maschinenbauer, eine GmbH mit ca. 70 Mitarbeitern, davon sieben Führungskräften, stellt Hochpräzisions-CNC-Drehbänke her. Zu den Abnehmern gehören Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, z. B. Automobilzulieferer, Medizintechnikhersteller oder Papier verarbeitende Unternehmen.
Ziele
Der Anspruch der GmbH ist es, ihren Kunden Maschinen ausschließlich in höchster Qualität zu liefern. Zudem stehen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung für das Unternehmen weit oben auf der Liste wichtiger Ziele. Die GmbH ist seit vielen Jahren im Markt aktiv und arbeitet profitabel. In der jüngeren Vergangenheit hat das Unternehmen aber mit zunehmendem Wettbewerbsdruck sowie Billigangeboten aus asiatischen und osteuropäischen Ländern zu kämpfen. Wenn es seine Marktposition auf lange Sicht halten oder ausbauen möchte, müssen Verbesserungen und Veränderungen umgesetzt werden. Dabei spielt auch die zeitnahe Versorgung mit entscheidungsrelevanten Informationen, etwa mithilfe von Kennzahlen, eine wichtige Rolle.
Der Anspruch der GmbH ist es, ihren Kunden Maschinen ausschließlich in höchster Qualität zu liefern. Zudem stehen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung für das Unternehmen weit oben auf der Liste wichtiger Ziele. Die GmbH ist seit vielen Jahren im Markt aktiv und arbeitet profitabel. In der jüngeren Vergangenheit hat das Unternehmen aber mit zunehmendem Wettbewerbsdruck sowie Billigangeboten aus asiatischen und osteuropäischen Ländern zu kämpfen. Wenn es seine Marktposition auf lange Sicht halten oder ausbauen möchte, müssen Verbesserungen und Veränderungen umgesetzt werden. Dabei spielt auch die zeitnahe Versorgung mit entscheidungsrelevanten Informationen, etwa mithilfe von Kennzahlen, eine wichtige Rolle.
Ausgangslage
Bis vor rund einem Jahr wurde die GmbH vom Gründer geführt, der dann aus Altersgründen ausgeschieden ist. Inzwischen hat der Sohn die Geschäftsleitung übernommen. Der Sohn hat ein Studium der Ingenieurwissenschaften abgeschlossen und konnte während des Studiums und in mehreren Praxisphasen im eigenen Betrieb und bei anderen Unternehmen nicht „nur” technisches Wissen und Führungserfahrung erwerben, sondern ist sich auch über die Bedeutung betriebswirtschaftlicher Unterstützung im Klaren.
Bis vor rund einem Jahr wurde die GmbH vom Gründer geführt, der dann aus Altersgründen ausgeschieden ist. Inzwischen hat der Sohn die Geschäftsleitung übernommen. Der Sohn hat ein Studium der Ingenieurwissenschaften abgeschlossen und konnte während des Studiums und in mehreren Praxisphasen im eigenen Betrieb und bei anderen Unternehmen nicht „nur” technisches Wissen und Führungserfahrung erwerben, sondern ist sich auch über die Bedeutung betriebswirtschaftlicher Unterstützung im Klaren.
Kennzahlen als Führungsinstrument
Zur Betriebswirtschaft zählt der Sohn auch die Versorgung von Fach- und Führungskräften mit wichtigen Informationen aus dem Betrieb, u. a. in Form von Kennzahlen. Der Seniorchef hat sich mit Kennzahlen und anderen Informationssystemen nicht „anfreunden” können, weil er der Auffassung war und ist, dass er bessere Entscheidungen treffen kann, wenn er intuitiv handelt. Die Praxis hat gezeigt, dass er sich zwar häufig auf sein „Bauchgefühl” verlassen konnte, aber immer wieder auch fehlerhafte Entscheidungen getroffen hat. Der Sohn hingegen möchte in jedem Fall, dass er und seine Führungsmannschaft mithilfe transparenter und nachvollziehbarer Informationen über alle wesentlichen Entwicklungen im Betrieb informiert werden. Daher hat er im Frühjahr beschlossen, für den Betrieb ein Berichtswesen einzuführen, bei dem Kennzahlen ein zentraler Bestandteil sein sollen. Der jetzige Geschäftsführer möchte sicherstellen, dass er mithilfe der Kennzahlen zeitnah über alle von ihm und den Führungskräften als wichtig erachteten Entwicklungen im Unternehmen informiert wird. Daher sollen nicht „nur” sogenannte Finanzkennzahlen bereitgestellt werden, sondern auch Kennzahlen, mit denen eine Leistungsbeurteilung anderer Betriebsbereiche möglich ist. Seine aktuelle Vorstellung ist, dass es gelingt, ein umfassendes Kennzahlensystem aufzubauen.
Zur Betriebswirtschaft zählt der Sohn auch die Versorgung von Fach- und Führungskräften mit wichtigen Informationen aus dem Betrieb, u. a. in Form von Kennzahlen. Der Seniorchef hat sich mit Kennzahlen und anderen Informationssystemen nicht „anfreunden” können, weil er der Auffassung war und ist, dass er bessere Entscheidungen treffen kann, wenn er intuitiv handelt. Die Praxis hat gezeigt, dass er sich zwar häufig auf sein „Bauchgefühl” verlassen konnte, aber immer wieder auch fehlerhafte Entscheidungen getroffen hat. Der Sohn hingegen möchte in jedem Fall, dass er und seine Führungsmannschaft mithilfe transparenter und nachvollziehbarer Informationen über alle wesentlichen Entwicklungen im Betrieb informiert werden. Daher hat er im Frühjahr beschlossen, für den Betrieb ein Berichtswesen einzuführen, bei dem Kennzahlen ein zentraler Bestandteil sein sollen. Der jetzige Geschäftsführer möchte sicherstellen, dass er mithilfe der Kennzahlen zeitnah über alle von ihm und den Führungskräften als wichtig erachteten Entwicklungen im Unternehmen informiert wird. Daher sollen nicht „nur” sogenannte Finanzkennzahlen bereitgestellt werden, sondern auch Kennzahlen, mit denen eine Leistungsbeurteilung anderer Betriebsbereiche möglich ist. Seine aktuelle Vorstellung ist, dass es gelingt, ein umfassendes Kennzahlensystem aufzubauen.
Wichtig: Auch Führungskräfte mit einbinden
Da die Kennzahlen einen wesentlichen Baustein der künftigen Informationsversorgung der Führungskräfte darstellen sollen, wollte der Geschäftsführer nicht alleine über die Kennzahlenauswahl und -zusammensetzung entscheiden, sondern hat auch die Führungskräfte bei der Umsetzung eingebunden. Vor dem Beginn der eigentlichen Arbeiten mussten aus Sicht des Geschäftsführers einige Vorbereitungen getroffen sowie Rahmenbedingungen geschaffen werden. Die wichtigsten sind:
Da die Kennzahlen einen wesentlichen Baustein der künftigen Informationsversorgung der Führungskräfte darstellen sollen, wollte der Geschäftsführer nicht alleine über die Kennzahlenauswahl und -zusammensetzung entscheiden, sondern hat auch die Führungskräfte bei der Umsetzung eingebunden. Vor dem Beginn der eigentlichen Arbeiten mussten aus Sicht des Geschäftsführers einige Vorbereitungen getroffen sowie Rahmenbedingungen geschaffen werden. Die wichtigsten sind:
| • | Klarheit über Ziele und Ergebnisse eines Kennzahlensystems erreichen (Aufgabe des Geschäftsführers, der sich vor dem eigentlichen Projektstart Gedanken gemacht und später mit dem Team gemeinsam entschieden hat. Hintergrund dieser Vorgehensweise war, dass eine Einbindung der Führungskräfte nach Ansicht des Geschäftsführers zu einer höheren Akzeptanz des Systems führt): Transparenz in Prozessen, Leistungsfähigkeit und Ergebnissen, Verknüpfung von Strategie und Tagesgeschäft, zeitnahe Informationsversorgung aller Entscheidungsträger, um bei sich anbahnenden Problemen schnell reagieren zu können, Verbesserung der Planung. |
| • | Benennung der Teammitglieder: Geschäftsführer, Controller, Leiter Einkauf, Produktion, Verkauf, Personal und Service |
| • | Bestimmung fester Sitzungstermine: jeden zweiten Freitag im Monat, Zeitansatz je Sitzung maximal 4 Stunden |
| • | Festlegung des offiziellen Starttermins für das Projekt und des spätesten Einführungs- bzw. Umsetzungstermins |
| • | Benennung von Verantwortlichen für das Gesamtvorhaben (Geschäftsführung) und die Umsetzung im Tagesgeschäft (Controlling) |
| • | Definition der Anforderungen an das Kennzahlensystem: Mehrdimensionale Leistungsplanung und -messung, Verknüpfung von Strategie und Tagesgeschäft, leichte Nachvollziehbarkeit von Aussagen und Informationen für alle Informationsempfänger, ggf. auch Externe, etwa Banken oder große Kunden und Lieferanten |
| • | Alle Kennzahlen müssen so formuliert bzw. gewählt werden, dass es möglich ist, sie einfach erstellen und die Ausprägungen messen zu können. Jede Kennzahl soll zudem inhaltlich einer Abteilung zugeordnet werden, die sich dann regelmäßig um die Erstellung kümmern muss. |
| • | Falls möglich sollen alle Kennzahlen in monatlichen Abständen erstellt werden (können). |
| • | Das System soll in der Zahl der Kennziffern begrenzt werden. Dem Geschäftsführer ist es lieber, wenn es lediglich 10 oder 20 Kennzahlen gibt, mit denen wirklich gearbeitet wird, als dass eine Vielzahl von Kenngrößen verfügbar ist, die im Tagesgeschäft nicht oder kaum genutzt werden. Die endgültige Anzahl soll während der Konzepterstellung festgelegt werden. |
| • | Vor dem offiziellen Projektstart: Information der Mitarbeiter, um wegen der Veränderungen evtl. Missverständnisse und Unruhe in der Belegschaft zu vermeiden |
Vorabinformation der Mitarbeiter
Vor dem Beginn der eigentlichen Arbeiten hat der Geschäftsführer die Mitarbeiter bei einer Betriebsversammlung darüber informiert, was mit der Konzeption der Kennzahlen erreicht werden soll und dass der Aufbau des Kennzahlensystems keine unmittelbaren Auswirkungen auf die Arbeitsinhalte der Beschäftigten haben wird. Unter anderem wurden folgende Punkte angesprochen:
Vor dem Beginn der eigentlichen Arbeiten hat der Geschäftsführer die Mitarbeiter bei einer Betriebsversammlung darüber informiert, was mit der Konzeption der Kennzahlen erreicht werden soll und dass der Aufbau des Kennzahlensystems keine unmittelbaren Auswirkungen auf die Arbeitsinhalte der Beschäftigten haben wird. Unter anderem wurden folgende Punkte angesprochen:
| • | Ziel des Kennzahlensystems: mehr Transparenz in der Unternehmensentwicklung sowie Erhalt von frühzeitigen Hinweisen auf mögliche Probleme, um schneller gegensteuern zu können. |
| • | Außerdem: Messung und Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Unternehmens, keine Kontrolle einzelner Mitarbeiter. |
| • | Keine Absichten, Beschäftigten zu kündigen oder sie zu benachteiligen. Hinweis auf die Möglichkeit, dass es in Einzelfällen zu Veränderungen im Aufgabenfeld kommt, wenn z. B. aufgedeckt wird, dass Prozessanpassungen notwendig sind, um die Leistungsfähigkeit zu verbessern, und es so auch zu Veränderungen bei Arbeitsinhalten kommt.Der Geschäftsführer hat im Vorfeld zugesichert, dass er in jedem Fall mit Betroffenen vor der Umsetzung spricht und mögliche Anforderungen der Mitarbeiter berücksichtigt. |
Infoveranstaltung und Rundschreiben
Bei der Informationsveranstaltung hat der Geschäftsführer außerdem jeden Mitarbeiter gebeten, ebenfalls darüber nachzudenken, welche Informationen für ihn oder seinen Vorgesetzten wichtig sein könnten. Er wollte so die Beschäftigten motivieren, ihren Teil zur Erstellung des Kennzahlensystems beizutragen. Außerdem wollte er so erreichen, dass die Akzeptanz bei den Mitarbeitern für das Kennzahlensystem steigt. Zudem wurde ein Informationsschreiben mit den wichtigsten Inhalten an die Beschäftigten verschickt und Geschäftsführer und Controller haben den Mitarbeitern angeboten, sie jederzeit bei evtl. Fragen kontaktieren zu können.
Bei der Informationsveranstaltung hat der Geschäftsführer außerdem jeden Mitarbeiter gebeten, ebenfalls darüber nachzudenken, welche Informationen für ihn oder seinen Vorgesetzten wichtig sein könnten. Er wollte so die Beschäftigten motivieren, ihren Teil zur Erstellung des Kennzahlensystems beizutragen. Außerdem wollte er so erreichen, dass die Akzeptanz bei den Mitarbeitern für das Kennzahlensystem steigt. Zudem wurde ein Informationsschreiben mit den wichtigsten Inhalten an die Beschäftigten verschickt und Geschäftsführer und Controller haben den Mitarbeitern angeboten, sie jederzeit bei evtl. Fragen kontaktieren zu können.
Wichtig: Betriebsrat einbinden
Soweit es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, sollte dieser zwingend eingebunden werden, und zwar nicht nur, wenn es die Rechtslage erfordert, sondern auch, um sich die Unterstützung bei der Umsetzung zu sichern.
Soweit es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, sollte dieser zwingend eingebunden werden, und zwar nicht nur, wenn es die Rechtslage erfordert, sondern auch, um sich die Unterstützung bei der Umsetzung zu sichern.
