06130 Prozesse managen und verbessern
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In der betrieblichen Praxis wird häufig noch in Funktionen und Hierarchien gedacht. Durch ein Denken in Prozessen lassen sich Effektivität (das Richtige tun) und Effizienz (die Dinge wirkungsvoll tun) deutlich steigern. Der betriebliche Erfolg wird so mittel- und langfristig gesichert.
Warum ist der prozessorientierte Ansatz sinnvoll und wie lässt er sich in der Praxis umsetzen?
In diesem Beitrag wird ein prozessorientierter Ansatz zur Gestaltung der Unternehmensorganisation vorgestellt. Dabei werden Unterschiede zwischen der funktions- und prozessorientierten Organisation sowie die Prozessorientierung im Qualitätsmanagement erläutert. Sie erfahren anhand eines Vorgehensmodells, wie sie die Prozessorientierung in die Praxis umsetzen können und wie sie Ihre Prozesse mithilfe des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses optimieren. von: |
1 Funktions- und prozessorientierte Organisationen
Funktionale Gliederung
Unternehmen sind häufig nach Organisationseinheiten, also funktional gegliedert: Forschung & Entwicklung, Vertrieb, Einkauf, Personalwesen, Rechnungswesen, Controlling sowie die verschiedenen operativen Bereiche, in denen die Produkte hergestellt und die Dienstleistungen selbst erbracht werden. Diese funktionale Gliederung ist häufig damit verbunden, dass die einzelnen Abteilungen auf das Erreichen von Abteilungszielen ausgerichtet sind. Die Tätigkeiten werden ausschließlich auf die eigene Abteilung bezogen organisiert und gesteuert. Ein Blick für die Gesamtabläufe sowie die Gesamtziele des Unternehmens fehlt.
Unternehmen sind häufig nach Organisationseinheiten, also funktional gegliedert: Forschung & Entwicklung, Vertrieb, Einkauf, Personalwesen, Rechnungswesen, Controlling sowie die verschiedenen operativen Bereiche, in denen die Produkte hergestellt und die Dienstleistungen selbst erbracht werden. Diese funktionale Gliederung ist häufig damit verbunden, dass die einzelnen Abteilungen auf das Erreichen von Abteilungszielen ausgerichtet sind. Die Tätigkeiten werden ausschließlich auf die eigene Abteilung bezogen organisiert und gesteuert. Ein Blick für die Gesamtabläufe sowie die Gesamtziele des Unternehmens fehlt.
Die wertschöpfenden Prozesse im Unternehmen sind alle auf dasselbe Ziel ausgerichtet: die Ermittlung und Erfüllung von Kundenwünschen und -erwartungen. Diese Prozesse starten beim Kunden, d. h. mit der Nachfrage bzw. einem konkreten Bedarf. Der Prozess endet mit der Erfüllung dieser Nachfrage bzw. mit der Deckung der Bedarfe. Je besser Unternehmen die Kundenwünsche und -erwartungen hinsichtlich Qualität, Preis und Termin erfüllen, desto zufriedener werden die Kunden sein – und damit desto erfolgreicher letztlich das Unternehmen.
An Funktions-/Abteilungsgrenzen ergeben sich jedoch häufig Reibungsverluste durch erhöhte Abstimmungsbedarfe und „Schnittstellenprobleme”. Dadurch entstehen Wartezeiten oder unnötige Prozessschleifen.
Prozessorientierte Organisation
In der prozessorientierten Organisation erfolgt die Ausrichtung entlang der Prozesse in der Organisation. Dabei orientiert man sich konsequent an den Abläufen, die zur Erfüllung von bestimmten Aufgaben erforderlich sind, wobei die sogenannten Kernprozesse (s. Abschnitt 2.2) im Mittelpunkt stehen. Der Fokus liegt auf der Wertschöpfung für den Kunden. In der Praxis bleibt bei der Prozessorientierung häufig die funktionale Aufbauorganisation bestehen.
In der prozessorientierten Organisation erfolgt die Ausrichtung entlang der Prozesse in der Organisation. Dabei orientiert man sich konsequent an den Abläufen, die zur Erfüllung von bestimmten Aufgaben erforderlich sind, wobei die sogenannten Kernprozesse (s. Abschnitt 2.2) im Mittelpunkt stehen. Der Fokus liegt auf der Wertschöpfung für den Kunden. In der Praxis bleibt bei der Prozessorientierung häufig die funktionale Aufbauorganisation bestehen.
Die Abbildung 1 stellt die Vor- und Nachteile der funktionalen Organisation und der Prozessorganisation gegenüber.
2.1 Definition
Prozesse
Prozesse sind Tätigkeiten im Unternehmen, die auf die Erzielung eines bestimmten Ergebnisses gerichtet sind. Gemäß der Definition der DIN EN ISO 9000:2015 ist ein Prozess „ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet.”
Prozesse sind Tätigkeiten im Unternehmen, die auf die Erzielung eines bestimmten Ergebnisses gerichtet sind. Gemäß der Definition der DIN EN ISO 9000:2015 ist ein Prozess „ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet.”
Ein Prozess besteht also aus verschiedenen Tätigkeiten und Arbeitsschritten, die in einem Zusammenhang miteinander stehen. Diese Tätigkeiten sind auf ein Ergebnis ausgerichtet. Das Ergebnis kann dabei ein Produkt oder eine Dienstleistung sein.
Eingaben (Input) für einen Prozess sind in der Regel Ergebnisse anderer Prozesse. Die Ergebnisse (Output) der Prozesse sind in der Regel Eingaben für andere Prozesse. Dementsprechend hat jeder Prozess einen externen oder internen Lieferanten, der den Input für den Prozess liefert. Ebenso hat jeder Prozess einen externen oder internen Kunden, für den der Output bestimmt ist.
Prozesse haben darüber hinaus einen klaren Start- und Endpunkt und sollten sich von anderen Prozessen deutlich abgrenzen.
Prozesse durchlaufen häufig verschiedene Abteilungen innerhalb der Organisation. Werden die Aufgaben im Unternehmen als zusammenhängender Prozess betrachtet, lassen sie sich abteilungsübergreifend steuern.
