12110 Digitalisierung und Qualitätsmanagement
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Die Digitalisierung bietet viele Chancen, das Qualitätsmanagementsystem einer Organisation und dessen Dokumentation zu vereinfachen und für die Mitarbeiter attraktiver zu gestalten. Auf der anderen Seite müssen sich Qualitätsmanager der Herausforderung stellen, das QM-System der Organisation so zu verbessern, dass es fortlaufend die sich ändernden Anforderungen der internen und externen interessierten Parteien des QM-Systems berücksichtigt und mit den neuen digitalen Möglichkeiten im Einklang ist.
Während die Produktionsprozesse in vielen Organisationen inzwischen hochgradig automatisiert sind, ist in der Qualitätssicherung in vielen Bereichen oft noch Handarbeit an der Tagesordnung. Dabei verschärft die zunehmende Digitalisierung die Anforderungen an die Qualitätssicherung weiter. Die gestiegenen Anforderungen an Flexibilität und Geschwindigkeit sind mit den herkömmlichen Verfahren nicht zu erreichen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Qualitätssicherung digital weiterentwickeln können. Sie erhalten Informationen über die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten und die technischen Voraussetzungen.
Darüber hinaus wird aufgezeigt, welche Möglichkeiten Ihnen ein digitales Dokumentenmanagement bietet. Sie erfahren, wie Sie Ihre Dokumentation digital und normenkonform gestalten. von: |
1.1 Die vierte industrielle Revolution: Vernetzung von Menschen, Maschinen und Produkten
Industrie 4.0 bezeichnet die intelligente Vernetzung von Maschinen und Prozessen in der Industrie mit Unterstützung von moderner Informations- und Kommunikationstechnologie. Die Industrie ist seit jeher in einem ständigen Wandel. Historisch gesehen gab es bislang drei Abschnitte, die die Industrie auf eine neue Ebene transformiert haben (s. Abb. 1). Industrie 4.0 ist die Phase, die wir aktuell miterleben.
Industrie 1.0
Mit der ersten industriellen Revolution wird der Beginn des Industriezeitalters um 1800 bezeichnet, also die erstmalige maschinelle Produktion von Gütern und Dienstleistungen. Wasserkraft, Dampfmaschinen, Eisenbahnen, der Kohleabbau, die Schwerindustrie, die Dampfschifffahrt schafften vor allem in Europa und Nordamerika Millionen Arbeitsplätze in den Fabrikhallen. Insbesondere die Dampfmaschine gilt als entscheidender Motor der ersten industriellen Revolution.
Mit der ersten industriellen Revolution wird der Beginn des Industriezeitalters um 1800 bezeichnet, also die erstmalige maschinelle Produktion von Gütern und Dienstleistungen. Wasserkraft, Dampfmaschinen, Eisenbahnen, der Kohleabbau, die Schwerindustrie, die Dampfschifffahrt schafften vor allem in Europa und Nordamerika Millionen Arbeitsplätze in den Fabrikhallen. Insbesondere die Dampfmaschine gilt als entscheidender Motor der ersten industriellen Revolution.
Industrie 2.0
Mit Einführung der Elektrizität in die industrielle Produktion begann Ende des 19. Jahrhunderts die zweite industrielle Revolution. Als ein Meilenstein gilt die Einführung des Fließbands in der Automobilproduktion im Jahr 1913 durch Henry Ford.
Mit Einführung der Elektrizität in die industrielle Produktion begann Ende des 19. Jahrhunderts die zweite industrielle Revolution. Als ein Meilenstein gilt die Einführung des Fließbands in der Automobilproduktion im Jahr 1913 durch Henry Ford.
Industrie 2.0 steht auch für den Beginn der Reihenfertigung. Dafür wurde die Produktion konsequent in einzelne, in sich abgeschlossene Arbeitsschritte unterteilt. Ausgeführt wurden diese Teilschritte durch auf diese Tätigkeit spezialisierte Arbeitskräfte.
Diese Phase steht auch für den Beginn der Globalisierung: Automobile, Konsumgüter, Rohstoffe, Kleidung und Lebensmittel wurden nicht nur automatisiert verarbeitet, sondern erstmals auch über Kontinente hinweg transportiert. Dieser Prozess wurde auch durch die Luftfahrt vorangetrieben, die zu dieser Zeit ihren Betrieb aufnahm.
Industrie 3.0
In den 1970er-Jahren des 20. Jahrhunderts startete die dritte industrielle Revolution. Es standen die weitere Automatisierung durch Elektronik und IT im Fokus. Nach den großen Rechenmaschinen begründete nun der Personal Computer für Büro und Haushalt einen neuen Industriezweig.
In den 1970er-Jahren des 20. Jahrhunderts startete die dritte industrielle Revolution. Es standen die weitere Automatisierung durch Elektronik und IT im Fokus. Nach den großen Rechenmaschinen begründete nun der Personal Computer für Büro und Haushalt einen neuen Industriezweig.
Kennzeichnend für Industrie 3.0 ist auch die eine allmähliche Automatisierung von Arbeitsschritten in der Produktion. Dies bedeutet, dass menschliche Arbeitskraft zunehmend durch Maschinen in der Reihenfertigung ersetzt wird.
Industrie 4.0
Das Ende des 20. Jahrhunderts gilt als Startpunkt der vierten industriellen Revolution. Kennzeichnend für die Industrie-4.0-Phase, die bis zur Gegenwart anhält, ist die zunehmende Digitalisierung. Aus diesem Grund wird diese Zeit auch als digitale Revolution bezeichnet. Die Produktion fokussiert sich auf die zunehmende Digitalisierung früherer analoger Techniken und die Integration cyber-physischer Systeme.
Das Ende des 20. Jahrhunderts gilt als Startpunkt der vierten industriellen Revolution. Kennzeichnend für die Industrie-4.0-Phase, die bis zur Gegenwart anhält, ist die zunehmende Digitalisierung. Aus diesem Grund wird diese Zeit auch als digitale Revolution bezeichnet. Die Produktion fokussiert sich auf die zunehmende Digitalisierung früherer analoger Techniken und die Integration cyber-physischer Systeme.
Industrie 4.0 hat enorme Auswirkungen auf die Produktions- und Arbeitswelt im globalen Zeitalter. In den Fabriken der Zukunft verschmelzen IT und Fertigungstechnik. Die digitale Vernetzung macht es möglich, Maschinen so aufeinander abzustimmen, dass Zeit und Ressourcen eingespart werden.
Auch auf Trends, Geschmäcker und Bedürfnisse des Absatzmarktes kann die Industrie 4.0 schneller und zielgerichteter reagieren. Eine enorm vergrößerte Bandbreite an Produktmodellen und -ausführungen kann hergestellt werden. Digitale Fabriken können bei Bedarf auf individuelle Kundenwünsche eingehen und Waren auch in geringen Stückzahlen wirtschaftlich produzieren.
Selbst in klassischen, handwerklichen Industriezweigen hält die Digitalisierung Einzug und schafft neue Kommunikationsformen – sogar alltägliche Gebrauchsgegenstände sind zum Beispiel durch QR-Codes mit dem Internet verbunden.
Internet of Things Das sogenannte Internet of Things ist heute bereits in vielen Organisationen und auch im alltäglichen Leben nicht mehr wegzudenken: Maschinen und Computer sind untereinander intelligent vernetzt und übernehmen so Aufgaben, die noch vor wenigen Jahren von Menschen durchgeführt werden mussten.
So bieten Paketdienstleister ihren Kunden die Möglichkeit, Sendungen im Transportprozess zu verfolgen. Dazu wird an den jeweiligen Transportstationen über Strichcodes eine eindeutige Identifikation der Sendung vorgenommen und der aktuelle Status automatisch an die Zentrale übertragen. Der Status kann vom Kunden über die Webseite des Paketdienstleisters abgelesen werden.
Moderne Drucker identifizieren ihre Druckerpatronen mittels Chiptechnologie und überwachen so den Füllstand. Unterschreitet der Füllstand eine definierte Grenze, fordert der Drucker den Nutzer zur Nachbestellung der Patronen über die Webseite des Herstellers auf.
1.2 QM 4.0 – Anforderungen und Chancen durch die Digitalisierung
Die Phase der digitalen Revolution bietet natürlich auch viele Chancen, das Qualitätsmanagementsystem einer Organisation zu vereinfachen und attraktiver für die Mitarbeiter zu gestalten. Der Begriff QM 4.0 orientiert sich daher ganz bewusst an Industrie 4.0. Die durch diese Phase vorangetriebenen Umwälzungen ändern aber auch die Anforderungen der verschiedenen interessierten Parteien an das QM-System und deren Prozesse. Qualitätsmanager sind daher mehr denn je gefordert, den neuen digitalen Möglichkeiten Rechnung zu tragen und das Qualitätsmanagement in ihren Organisationen zu modernisieren.
Zu den in diesem Zusammenhang zu nennenden Anforderungen und Chancen des Qualitätsmanagements einer Organisation gehören folgende Punkte:
| • | Durch die betriebliche Digitalisierung steigt die Datenmenge exponentiell an. Das weitet den Umfang und Aufwand des Qualitätsmanagements aus, bietet aber auch neue Möglichkeiten der Transparenz. |
| • | Die interne und externe Kommunikation einer Organisation wird immer digitaler und schneller. Kunden und interne Bereiche der Organisationen erwarten inzwischen sehr zeitnah Reports über durchgeführte Prüfungen und Tätigkeiten. Prozessdarstellungen mit aktuellen Zielen und Kommentarmöglichkeiten. |
| • | Mobile Applikationen und Online-Tools heben die Art der Qualitätskontrolle auf ein völlig neues Niveau und eröffnen Qualitätsprüfern ganz neue Möglichkeiten. Das Erstellen, Ausfüllen und Sammeln von Daten zur Qualitätskontrolle kann wesentlich vereinfacht werden. |
| • | Die Mitarbeiter einer Organisation erwarten lebendige und auf ihre Anforderungen abgestimmte QM-Dokumente. Tutorials, Podcasts, umfangreiche Kommentarfunktionen, Blogs, Verlinkungen können mit modernen Softwarelösungen realisiert werden. |
| • | Projektgruppen entdecken die Vorteile agiler Techniken und Methoden (zum Beispiel Scrum oder Design Thinking) und benötigen zunehmend softwaretechnische Unterstützung. |
| • | Workflows und künstliche Intelligenz erleichtern im Qualitätsmanagement die Arbeit (Dokumentenlenkung, Aktivitätenübersichten, Reklamationsbearbeitung, …). |
| • | Produkte, Dienstleistungen und Wertschöpfungsketten sind im stetigen und teilweise disruptiven Wandel und erfordern den Willen und die Befähigung der Organisation, sich zu verändern. |
| • | Qualitätsmanager sind zunehmend gefordert, einen Beitrag zur Digitalisierung beizusteuern und in diesem Zusammenhang auch Beratungskompetenz zu besitzen. |
Bei der Ermittlung von Digitalisierungschancen in Organisationen und speziell in den Prozessen – auch in den klassischen QM-Prozessen – können Qualitätsmanager wertvolle Unterstützungsleistungen erbringen. Stellen Sie sich als Qualitätsmanager folgende Fragen:
| • | Welche Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Dokumentenlenkung werden nicht mehr benötigt (zum Beispiel der Ausdruck von Dokumenten im Rahmen der Freigabe)? |
| • | Welche Tätigkeiten und Prozesse lassen sich auch mithilfe digitaler Umsetzungen schneller abwickeln? |
| • | Welche Tätigkeiten werden durch digitale Unterstützung sicherer oder besser? |
| • | Welche Tätigkeiten können leichter durch andere Funktionen übernommen werden? |
| • | Welche Daten entstehen durch digitale Unterstützung, die sinnvoll und vielfältig genutzt werden könnten? |
Diese Punkte stellen nur einen kleinen Teil der Denkanstöße für Qualitätsmanager dar. Hinzu kommt gerade bei Qualitätsmanagern die sehr wichtige Aufgabe, die Angst vieler Mitarbeiter vor der Digitalisierung und ihren Folgen für sie und die Organisation mit einem digitaleren Bewusstsein zu reduzieren.
2.1 Relevanz von Softwarelösungen zur QM-Unterstützung
Die Voraussetzung für ein erfolgreiches und nachhaltiges Qualitätsmanagement in Organisationen ist eine Grundeinstellung, die kontinuierliche Qualitätsverbesserung anstrebt und fördert. Digitale Lösungen können diesen Qualitätsverbesserungsprozess unterstützen.
Spezielle Softwarelösungen zum Dokumentenmanagement sind natürlich keine Bedingung für ein Qualitätsmanagementsystem, weil dazu grundsätzlich auch papierhafte Dokumente oder im ersten Schritt der Digitalisierung Office-Programme eingesetzt werden können.
Die Kernaufgaben einer QM-Dokumentation liegen in folgenden Bereichen:
| • | Einblick in den Aufbau und die Funktionsweise der Organisation |
| • | übergeordnete Prozessbeschreibung |
| • | Richtlinien, Normen, Gesetze und bindende Verpflichtungen |
| • | Beschreibung der Prozesse der Organisation |
| • | Für Prozesse und Bereiche mitgeltende Dokumente |
| • | Nachweisdokumente |
Die Aufgabe einer Softwarelösung besteht im Kern in der effizienten Verwaltung der Dokumentation. Je nach Herkunft und Schwerpunkt des eingesetzten Tools können von den Anbietern oft sinnvolle, ergänzende Funktionalitäten zur Verfügung gestellt werden (s. Abb. 2).
Bereits ein erster Blick auf die Produktpalette angebotener Dokumentenmanagementsoftware zeigt, dass es sich um Produkte aus unterschiedlichen Softwaregattungen handelt. Ein direkter Vergleich ist daher weder sinnvoll noch möglich.
Im Folgenden werden die verschiedenen Möglichkeiten aufgezeigt, in Organisationen Dokumente digital zu verwalten.
2.2 Einsatz klassischer Office-Produkte in Windows-Umgebungen
In den meisten Organisationen wird auch heute noch mit den seit Jahrzehnten vorhandenen Applikationen und Dateiverwaltungsstrukturen gearbeitet.
Wird die QM-Dokumentation über diese Strukturen organisiert, fallen in der Regel keine zusätzlichen Kosten oder zusätzlicher Aufwand für Installation, allgemeine Softwareschulung usw. an, was einen schnellen Start in die eigentliche fachliche Arbeit, nämlich in den Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems und die Erstellung einer entsprechenden QM-Dokumentation ermöglicht.
Zudem ist die Nutzung vorhandener Quellen einfach. Häufig existieren bereits verschiedene Verwaltungsverzeichnisse auf den Netzlaufwerken der Organisation, die sich umstrukturieren und auf die neuen Anforderungen des QM-Systems anpassen lassen.
Der funktionale Schwerpunkt eines Office-Produkts liegt – vereinfacht gesagt – in der Erstellung von Dokumenten. Die QM-Dokumentation setzt sich aus Dokumenten zusammen, die das Qualitätsmanagementsystem der Organisation beschreiben. Daher ist ein Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm als Universalwerkzeug immer geeignet, um die Basisanforderungen zu erfüllen.
Die Dokumente werden bei dieser Lösung aber nicht in einer Datenbank, sondern auf den Netzlaufwerken abgelegt. Das optionale QM-Handbuch der Organisation lässt sich durch entsprechende Ordnerstrukturen gliedern und die Dateien lassen sich über Dateilinks gegenseitig referenzieren.
Mit dem Windows Explorer kann innerhalb eines Handbuchs navigiert werden. Die fehlende Datenbankunterstützung schränkt den Funktionsumfang jedoch stark ein. Insbesondere die manuelle Einrichtung und Anpassung der Links, die fehlende bzw. umständliche Verschlagwortung durch Metadaten, die Rechtevergabe usw. führen zu einem erheblichen Wartungsaufwand und potenziellen Quellen für Fehler.
Sharepoint-Lösungen
Da Organisationen innerhalb dieser Strukturen kein Dokumentenmanagementsystem im klassischen Sinne betreiben, fehlt natürlich auch eine Oberfläche zur Navigation durch die Dokumentensammlung. Viele Organisationen haben daher im Laufe der Jahre einiges an Funktionalitäten nachgebaut, wie z. B. Sharepoint-Systeme, die Volltextsuche oder die Navigation über Einstiegsdokumente, die die weiteren Dokumente mit Links referenzieren. Ab einer bestimmten Größe und Komplexität stoßen jedoch auch diese Hilfslösungen an ihre Grenzen.
Da Organisationen innerhalb dieser Strukturen kein Dokumentenmanagementsystem im klassischen Sinne betreiben, fehlt natürlich auch eine Oberfläche zur Navigation durch die Dokumentensammlung. Viele Organisationen haben daher im Laufe der Jahre einiges an Funktionalitäten nachgebaut, wie z. B. Sharepoint-Systeme, die Volltextsuche oder die Navigation über Einstiegsdokumente, die die weiteren Dokumente mit Links referenzieren. Ab einer bestimmten Größe und Komplexität stoßen jedoch auch diese Hilfslösungen an ihre Grenzen.
2.3 Dokumentenmanagementsoftware
Allgemein wird in der QM-Dokumentation von Organisationen auf weiterführende Dokumente verwiesen, z. B. Normen, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formulare, Aufzeichnungen oder Auftrags- und Projektdokumente.
Systemdokumentation
Insbesondere zertifizierte Organisationen – beispielsweise nach der DIN EN ISO 9001 oder weiteren Richtlinien – verfügen über eine Vielzahl von Dokumenten und Aufzeichnungen, die es zu lenken und zu verwalten gilt. Das führt meist zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand und stellt Qualitätsmanager und weitere beauftragte Mitarbeiter in der Praxis vor eine große Herausforderung. Eine Dokumentenmanagementsoftware (DMS) schafft Abhilfe und unterstützt Organisationen bei der Erfüllung ihrer Qualitätsziele.
Insbesondere zertifizierte Organisationen – beispielsweise nach der DIN EN ISO 9001 oder weiteren Richtlinien – verfügen über eine Vielzahl von Dokumenten und Aufzeichnungen, die es zu lenken und zu verwalten gilt. Das führt meist zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand und stellt Qualitätsmanager und weitere beauftragte Mitarbeiter in der Praxis vor eine große Herausforderung. Eine Dokumentenmanagementsoftware (DMS) schafft Abhilfe und unterstützt Organisationen bei der Erfüllung ihrer Qualitätsziele.
Das Managen von Dokumenten bedeutet, die unterschiedlichen Dokumente und deren Querverweise effizient und praxistauglich zu verwalten. Die Dokumentenmanagementfunktionalität der Softwareprodukte ist daher zwingend erforderlich. Unter einem Dokumentenmanagementsystem versteht man Lösungen mit Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dokumentenbestände. Wesentliche Eigenschaften sind:
| • | visualisierte Ordnungsstrukturen |
| • | Schaffung von Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen |
| • | Versionierung von Dokumenten |
| • | Metadatenverwaltung zur erleichterten Dokumentensuche |
Eine DMS bedient sich in der Regel eines Datenbanksystems. Darauf aufbauend wird ein Recherchesystem verwendet, wobei über Metadaten auf ein Dokument zugegriffen wird. Es stehen beliebige Felder für Recherchen zur Verfügung wie z. B. Dokumentenname und -nummer, Abteilung, Vorgang usw. Im Gegensatz zum herkömmlichen Dateisystem lässt sich beispielsweise eine Checkliste für eine bestimmte Prüfung in einem Bereich sowohl über den Suchbegriff „Bereich” als auch über „Prüfung” finden, ohne diese doppelt abspeichern zu müssen.
Dokumentenworkflow
In die Software integriert befindet sich in der Regel schon ein vorkonfigurierter automatisierter Dokumentenlenkungsworkflow zur Erstellung, Prüfung, Freigabe, Kenntnisnahme und Verteilung von Dokumenten.
In die Software integriert befindet sich in der Regel schon ein vorkonfigurierter automatisierter Dokumentenlenkungsworkflow zur Erstellung, Prüfung, Freigabe, Kenntnisnahme und Verteilung von Dokumenten.
Einige der wichtigen Funktionen einer DMS sollen im Folgenden etwas ausführlicher beleuchtet werden.
2.3.1 Zentrale Verwaltung von Dokumenten an einem Ort
Mitarbeiter in Organisationen verbringen inzwischen einen nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Informationssuche. DMS verwalten alle wichtigen Unternehmensdokumente – und damit vorhandenes Wissen und relevante Informationen – zentral an einem Ort.
Durch die webbasierte Anwendung einer DMS können die Mitarbeiter jederzeit auf alle digitalen Dokumente standortunabhängig zugreifen. Vielfältige Schnittstellen ermöglichen dabei einen schnellen und zuverlässigen Datenaustausch. Das schafft Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften.
2.3.2 Dokumentenworkflows
Neben der Dokumentenverwaltung besitzt eine DMS umfangreiche Funktionalitäten zur Dokumentenlenkung. Mit einem automatisierten Freigabe- und Lenkungsprozess (Dokumentenworkflow) kann festgelegt werden, wie ein Dokument durch die Organisation geleitet wird. Den Mitarbeitern können bestimmte Rollen zugewiesen werden – beispielsweise erstellende, bearbeitende, prüfende oder freigebende Person.
Welcher Dokumententyp mit welchem Workflow ausgestattet werden soll, kann in einer DMS individuell bestimmt werden. Eine Verfahrensanweisung oder Arbeitsanweisung folgt unter Umständen einem anderen Lenkungsprozess als ein Formular oder eine Checkliste. Die Dokumentenworkflows sind in der Regel frei konfigurierbar, um den Bedürfnissen und Anforderungen der Organisation – auch nach Normen und sonstigen Regelwerken – gerecht zu werden.
Anfallende Aufgaben werden in der Software automatisch generiert und an die in der Software hinterlegten zuständigen Mitarbeiter verteilt. Um die Gültigkeit von Dokumenten zu überprüfen, können Wiedervorlagen hinterlegt werden. Damit kann gewährleistet werden, dass die Dokumente immer auf dem neuesten Stand bleiben.
Auch die Bearbeitung von bestehenden Dokumenten kann erheblich vereinfacht werden. Während der Überarbeitung aktiver Dokumente wird den Mitarbeitern weiterhin der bisher gültige Revisionsstand angezeigt. Entwürfe sind für die Mitarbeiter nicht einsehbar, sodass nur die freigegebenen Dokumente (z. B. Arbeits- oder Prüfanweisungen) im operativen Umfeld vorliegen.
2.3.3 Archivierung und Revisionierung von Dokumenten
Über eine DMS kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter ausschließlich mit der aktuellen Version eines Dokuments arbeiten. Eine versehentliche Verwendung veralteter Dokumente wird somit verhindert.
Mithilfe einer automatischen Vergabe von Revisionsnummern kann eine DMS für eine leichter zurückverfolgbare QM-Dokumentation sorgen. Zusätzlich kann man in einer Vergleichsansicht verschiedene Revisionen gegenüberstellen und vergleichen. Somit können Mitarbeiter Überarbeitungen wesentlich schneller erfassen und prüfen. Alte Revisionsstände werden von der DMS abgespeichert und in einer Dokumentenhistorie (Archiv) abgelegt.
2.3.4 Benutzermanagement
Mit einer DMS können alle erforderlichen Zugriffs-, Bearbeitungs-, und Freigaberechte individuell festgelegt und organisiert werden. Dabei kann man auswählen, ob die Benutzer nach Bereichen oder verschiedenen Gruppen (z. B. nach Abteilungen, Projekten usw.) klassifiziert werden.
2.3.5 Metadatenverwaltung zur erleichterten Dokumentensuche
Eine DMS verfügt in der Regel über eine datenbankbasierte Metadatenverwaltung. Mittels einer integrierten Volltextsuche können Mitarbeiter schnell genau die Dokumente finden, die sie suchen und benötigen. Die DMS durchsucht dabei sowohl die Metadaten als auch die Inhalte der Dokumente, auf die Mitarbeiter Zugriffsrechte besitzen. Über die Eingabe eines oder mehrerer Begriffe zeigt die DMS die Treffer an. Erweiterte Suchfunktionalitäten können Anwender die Ergebnisliste weiter präzisieren.
2.3.6 Schnelle und zuverlässige Dokumentenverteilung
Wenn ein neues oder geändertes Dokument freigegeben wurde, werden alle betreffenden Mitarbeiter automatisch über die Änderungen informiert. Auch eine Sofortverteilung von Dokumenten an bestimmte Empfänger, zum Beispiel an neu eigestellte Mitarbeiter oder externe Parteien, ist möglich. Diese erhalten automatisiert eine Leseaufgabe in der DMS und per E-Mail.
Hat der Empfänger das an ihn verteilte Dokument zur Kenntnis genommen, kann er dies mit einer dokumentierten Lesebestätigung abschließen. Dadurch kann die Organisation jederzeit nachvollziehen, welcher Empfänger ein Dokument gelesen hat.
Manche Softwareanbieter ermöglichen es, dass zusätzlich zur einfachen Lesebestätigung für ein Dokument ein Prüf- bzw. Fragenkatalog hinterlegt wird, der von den Empfängern korrekt beantwortet werden muss. Damit wird gewährleistet, dass die Mitarbeiter das Dokument nicht nur erhalten, sondern auch sorgfältig gelesen und verstanden haben.
2.4 Prozessmanagementsoftware
Das Prozessmanagement dient der Steuerung der Abläufe einer Organisation und deren Dokumentation sowie der kontinuierlichen Verbesserung aller Teil- und Gesamtprozesse.
Grundlage für das Prozessmanagement ist im ersten Schritt die Erfassung bzw. Modellierung der Prozesse der Organisation. In der Abgrenzung zum Dokumentenmanagement steht bei Prozessmanagementsoftware (PMS) speziell die grafische Prozessmodellierung im Mittelpunkt. PMS bildet die Geschäftsprozesse einer Organisation ab und verwaltet sie.
Ein wichtiges Ziel des Prozessmanagements liegt darin, die einheitliche Durchführung der Prozesse sicherzustellen und somit die Prozesssicherheit zu erhöhen. Ein Beitrag dazu können Prozessautomation und Workflowmanagementsysteme leisten, wenn die Prozesse nicht zu komplex sind und sich einfach standardisieren lassen.
Workflowmanagementsysteme dienen der softwaregestützten Steuerung arbeitsteiliger Abläufe und werden meist in Kombination mit einer Dokumentenmanagementsoftware eingesetzt. Es handelt sich um ein prozessorientiertes System, das die Prozesse nach einem vorher definierten Modell steuert.
Das Aufgabenportfolio einer PMS kann sehr umfangreich sein. Wesentliche Funktionen sind:
| • | Prozessmodelle gemäß Modellierungslogik erstellen |
| • | Prozessmodelle digital verwalten |
| • | Prozesssimulationen und -analysen vornehmen |
| • | Prozess- und Arbeitsbeschreibungen erzeugen und auf einer Plattform veröffentlichen |
| • | kollaboratives Aktualisieren von Prozessen über Kommentare-/Feedback-Funktionen |
| • | Workflowerstellung und Integration in IT-Systeme |
| • | Prozess-Dashboards mit den relevanten KPIs erstellen und veröffentlichen |
| • | Mapping von Datenmodellen und Architekturbildern |
Einige der wichtigen Funktionen von PMS sollen im Folgenden etwas ausführlicher beleuchtet werden.
2.4.1 Prozesse modellieren
Mit einer PMS können Prozesse der Organisation sehr vielfältig abgebildet werden. In der Regel stellen die Systeme verschiedene Darstellungsarten und Standards zur Verfügung.
Die Modellierung erfolgt einfach per Drag-and-drop und man kann beliebige Unter- und Teilprozesse sowie Prozesslandkarten erzeugen. Durch Grafik- und Formatvorlagen kann das Layout an das Corporate Design der Organisation angepasst werden.
Flowchart (Flussdiagramm)
Die Darstellung eines Prozesses als Flussdiagramm ist die klassische grafische Analysemethode. Das Flussdiagramm hilft, komplexe Prozesse zu verstehen, indem die darin liegende Struktur und die Beziehungen zwischen den Elementen Schritt für Schritt horizontal oder vertikal grafisch dargestellt werden.
Die Darstellung eines Prozesses als Flussdiagramm ist die klassische grafische Analysemethode. Das Flussdiagramm hilft, komplexe Prozesse zu verstehen, indem die darin liegende Struktur und die Beziehungen zwischen den Elementen Schritt für Schritt horizontal oder vertikal grafisch dargestellt werden.
Swimlane
Ein wesentliches Kennzeichen der Swimlane-Methode ist die Möglichkeit, schnell, leicht erfassbar und strukturiert Prozesse abzubilden. Prozessabläufe werden in Bahnen (Swimlanes) dargestellt, die den für den jeweiligen Prozessschritt für die Durchführung verantwortlichen Rollen/Funktionen zugeordnet sind. So kann innerhalb einer Darstellung gleichzeitig visualisiert werden, was gemacht werden muss und wer es macht. Dabei ergeben sich im Wesentlichen drei Sichtweisen auf den Prozess: Aktivitätensicht, Informationssicht und Organisationssicht.
Ein wesentliches Kennzeichen der Swimlane-Methode ist die Möglichkeit, schnell, leicht erfassbar und strukturiert Prozesse abzubilden. Prozessabläufe werden in Bahnen (Swimlanes) dargestellt, die den für den jeweiligen Prozessschritt für die Durchführung verantwortlichen Rollen/Funktionen zugeordnet sind. So kann innerhalb einer Darstellung gleichzeitig visualisiert werden, was gemacht werden muss und wer es macht. Dabei ergeben sich im Wesentlichen drei Sichtweisen auf den Prozess: Aktivitätensicht, Informationssicht und Organisationssicht.
Prozess-Turtle
Ein Turtle Chart (auch Schildkrötengrafik) ist eine Prozessdarstellungsform ähnlich eines Prozesssteckbriefs. Auf grafischer Basis werden die wesentlichen Eingangsfaktoren eines Prozesses – wie zum Beispiel Input und Output, benötigte Dokumente, Beteiligte und erforderliche Kompetenzen, materielle Ressourcen – dargestellt. Es dient der Vermittlung eines Gesamtüberblicks in Bezug auf den abgebildeten Prozess.
Ein Turtle Chart (auch Schildkrötengrafik) ist eine Prozessdarstellungsform ähnlich eines Prozesssteckbriefs. Auf grafischer Basis werden die wesentlichen Eingangsfaktoren eines Prozesses – wie zum Beispiel Input und Output, benötigte Dokumente, Beteiligte und erforderliche Kompetenzen, materielle Ressourcen – dargestellt. Es dient der Vermittlung eines Gesamtüberblicks in Bezug auf den abgebildeten Prozess.
Business Process Model and Notation (BPMN)
Die BPMN ermöglicht das grafische Modellieren von Geschäftsprozessen in einer standardisierten und umfassenden Notation aus betriebswirtschaftlicher Sicht.
Die BPMN ermöglicht das grafische Modellieren von Geschäftsprozessen in einer standardisierten und umfassenden Notation aus betriebswirtschaftlicher Sicht.
2.4.2 Prozessschritte detaillieren
Eine PMS bietet in der Regel eine Vielzahl von Möglichkeiten der Detaillierung von Prozessen, Informationen und Bereichen. Bei den Prozessschritten können zum Beispiel Anmerkungen, Kennzahlen, Risiken, Maßnahmen oder Dokumente hinterlegt werden. Änderungen und Anpassungen werden direkt im gesamten Prozessmodell übernommen. Ob klassische Baumstruktur, Organigramm oder Ordneransicht – mit den Strukturierungsmöglichkeiten kann man so eine eigene Ordnung in das Prozessmodell bringen. Zahlreiche Im- und Exportfunktionen bieten zudem ein flexibles Handling der Daten.
2.4.3 Prozessbeschreibungen auf einer Plattform veröffentlichen
Um ein mit der PMS erstelltes Prozessmodell oder die Prozessbeschreibungen den Mitarbeitern einer Organisation zur Verfügung zu stellen, nutzen die meisten Softwareanbieter inzwischen HTML-basierte Web-Modelle, die in handelsüblichen Browsern betrachtet werden können. Auch kann man in der Regel aus verschiedenen Designvarianten auswählen und diese bezüglich Layout und Farben weiter anpassen.
Ein Web-Modell kann zum Beispiel auch mehrsprachig erstellt werden. Auswertungen sowie Berichte können hinterlegt werden. Die Navigation und die Anzeige der Eigenschaften sind vielfältig konfigurierbar, die Inhalte sind personalisierbar und es besteht die Möglichkeit, nur freigegebene Prozesse anzeigen zu lassen. Über eine Rechtevergabe können Inhalte für bestimmte Nutzer gesperrt bzw. zugänglich gemacht werden.
2.4.4 Prozessreporting
Eine PMS verfügt über vielfältige Reporting- und Ausgabemöglichkeiten und verschafft den Empfängern je nach Bedarf entweder einen schnellen Überblick oder aber detaillierte Einblicke in das Prozessmodell. Die konfigurierbaren Berichte werden direkt in der Software, in Browsern oder in Office-Programmen ausgegeben.
2.4.5 Kollaboratives Aktualisieren von Prozessen
PMS ermöglichen in der Regel das gleichzeitige Arbeiten mehrerer Anwender an einem Prozessmodell. Ein Freigabeworkflow unterstützt die Teams bei der Weiterentwicklung der Prozesse. Berechtigungen für die Modellierung und Betrachtung der Prozessmodelle können vergeben werden. So können sich einzelne Teams ganz auf die relevanten Bereiche bei der Modellierung konzentrieren und die anderen Mitarbeiter in der Organisation bekommen nur die Informationen, die sie auch wirklich benötigen. Die über die PMS erstellten Prozessmodelle stellen die Prozesswissensbasis für alle Mitarbeiter der Organisation dar.
2.5 Hinweise zur Einführung einer digitalen QM-Dokumentation
Im Folgenden werden mehrere Möglichkeiten beschrieben, wie digitale Lösungen zur Unterstützung der QM-Dokumentation in einer Organisation eingesetzt werden können. Dabei ist es wichtig zu erkennen, dass jede QM-Dokumentation mit bereits in der Organisation vorhandenen Office-Dokumenten, z. B. Checklisten, Regelungen, Ablaufbeschreibungen beginnt. Eine gute Organisation dieser Office-Dokumente ist also Voraussetzung für eine effiziente QM-Dokumentation.
Die Dringlichkeit des Einsatzes von DMS hängt von der Größe und Komplexität einer Organisation ab. Inzwischen bestätigen jedoch immer mehr Organisationen die Notwendigkeit, sich spezieller Softwarelösungen zu bedienen, um die Nachhaltigkeit der Qualitätsentwicklung zu sichern. Diese Softwarelösungen finden ihren Einsatz zum Beispiel bei der Prozessmodellierung und Prozessanalyse, der Dokumentensteuerung, Dokumentensuche und -aktualisierung sowie bei der Veröffentlichung von Dokumenten.
Beim Auswahlprozess (s. Abb. 3) sollte sich eine Organisation zuerst für eine (oder mehrere) Softwaregattungen entscheiden und dann innerhalb der gewählten Softwaregattung ein konkretes Softwareprodukt wählen. Der Auswahlprozess kann in folgenden Schritten erfolgen:
2.5.1 Möglichkeit 1: vorhandene Ressourcen nutzen – Office-Programme mit Dateisystem
Beim Aufbau eines Qualitätsmanagements geht man von den bereits existierenden Dokumenten aus, die in der Regel Office-Dokumente sind. Diese können den Mitarbeitern im einfachsten Fall in Netzwerkordnern zur Verfügung gestellt werden.
| Vorteile | |
| • | Geringer Implementierungsaufwand |
| • | Die Nutzung existierender Quellen ist einfach. |
| • | Vorhandenes Wissen ist nutzbar. |
| • | Anfängliche Akzeptanz, weil sich die Mitarbeiter nicht in ein neues System einarbeiten müssen |
| • | Eine spätere Migration auf eine DMS ist problemlos möglich. |
| Nachteile | |
| • | Der Zugriff von außerhalb der Organisation ist umständlich. |
| • | Verweise zwischen den Dokumenten müssen manuell gepflegt werden. Dieses verursacht erheblichen Aufwand und führt langfristig zu veralteten Dokumenten. |
| • | Keine Benutzerfreundlichkeit; dieses verhindert langfristig die Akzeptanz. |
2.5.2 Möglichkeit 2: Dokumentenmanagementsoftware (DMS)
Eine DMS erlaubt es, eine große Anzahl von Dokumenten effizient zu verwalten. QM-Dokumente können mit einer DMS versioniert, verlinkt, gesucht, freigegeben und in HTML veröffentlicht werden. Es handelt sich um den Kern einer Qualitätsdokumentation und ist daher zwingend erforderlich, entweder als eigenständige DMS oder integriert in eine Prozessmanagementsoftware.
| Vorteile | |
| • | Einfache Verwaltung der QM-Dokumentation durch das QM-Team (Versionierung, Verlinkung) |
| • | Dokumente können den Mitarbeitern einfach zugänglich gemacht werden. |
| • | Zugriff über Browser ist möglich. |
| Nachteile | |
| • | Enthält keine Kommunikationsfunktionalitäten (E-Mail, Schwarzes Brett, Termine, Aufgaben, …) |
| • | Einbinden weiterer Informationen (Arbeitsplan, Nachweisdokumente, …) aufwendig oder nicht möglich; daher langfristig mehrere Insellösungen erforderlich |
| • | Grafische Modellierung der Prozesse ist nicht möglich. |
| • | Eine Kombination mit Prozessmanagementsoftware ist nicht sinnvoll, da dort oft eine eigene Dokumentenmanagementfunktionalität vorhanden ist; Folge: Redundante Datenhaltung. |
2.5.3 Möglichkeit 3: Prozessmanagementsoftware (PMS)
PMS bietet besondere Stärken bei der grafischen Visualisierung von Prozessen. Die visualisierten Prozesse lassen sich dadurch einfach analysieren und optimieren. Die PMS bietet in der Regel Funktionalitäten zur Veröffentlichung in HTML, ggf. ein Dokumentenmanagement und eine automatisierte Steuerung von Geschäftsprozessen (Workflowmanagementsystem).
| Vorteile | |
| • | Gute Modellierung und Visualisierung von Prozessen |
| • | Analysehilfen für die korrekte Modellierung sind vorhanden. |
| • | Benutzer können dynamisch zwischen Prozessen und Dokumenten navigieren. |
| • | Prozesse und Dokumente können in HTML veröffentlicht werden. |
| • | Zugriff über Internet auch von zu Hause möglich |
| • | Dokumentenmanagement vorhanden oder als ergänzendes Modul verfügbar |
| Nachteile | |
| • | Enthält keine Kommunikationsfunktionalitäten (E-Mail, Schwarzes Brett, Termine, Aufgaben, …) |
| • | Informationen (Arbeitsplan, Nachweisdokumente, …) aufwendig oder nicht möglich; daher auch langfristig mehrere Insellösungen erforderlich |
| • | Eine Kombination mit paralleler DMS ist nur eingeschränkt sinnvoll; Folge: Redundante Datenhaltung. |
| • | Zum Teil automatisierte Steuerung von Geschäftsprozessen möglich |
| • | Der grafischen Darstellung von Prozessen fehlt häufig die Akzeptanz seitens technikferner Mitarbeiter. |
Jede der dargestellten Möglichkeiten hat seine Schwächen. Das bedeutet, dass die vorgestellten Softwarelösungen die Anforderungen des QM-Managements an eine Organisation lediglich mehr oder weniger gut erfüllen. Eine optimale, softwareunterstützte QM-Dokumentation vereint die Funktionalitäten von Dokumentenmanagement und Prozessmanagement.
Tipps zur Auswahl und Implementierung einer Software
| • | Bedenken Sie bei der Entwicklung Ihrer QM-Dokumentation eine mögliche Softwarelösung sofort mit. |
| • | Orientieren Sie sich bei der Entscheidung für eine Softwarelösung an den Zielen Ihres Qualitätsmanagements, den Bedürfnissen und Voraussetzungen der Mitarbeiter, den vorhandenen datentechnischen Möglichkeiten Ihrer Intranet- bzw. Internetanbindung, den verfügbaren finanziellen und personellen Ressourcen. |
| • | Formulieren Sie vor der Entscheidung für eine Softwarelösung Ihre Ziele, die mit einer digitalen QM-Dokumentation erreicht werden sollen. |
| • | Stimmen Sie die Ziele einer Softwarelösung mit den strategischen Qualitätsentwicklungszielen Ihrer Organisation ab. |
| • | Verschaffen Sie sich vor einer Entscheidung für eine Softwarelösung einen Überblick über die infrage kommenden Produkte und schätzen Sie deren Nutzen für Ihre Zielsetzungen ab. |
| • | Knüpfen Sie an dem an, was Sie in Ihrer Organisation bereits vorliegen haben und entwickeln Sie nach Möglichkeit organisch eine Lösung aus dem bereits Vorhandenen. |
| • | Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für eine Softwarelösung die wechselseitige Abhängigkeit von softwaregestütztem Prozessmanagement und softwaregestütztem Dokumentationsmanagement. |
| • | Planen Sie die Entwicklung und Einführung der Softwarelösung als Projekt unter Beteiligung aller interessierten Parteien des Projekts: Projektverantwortliche, Geschäftsleitung, Führungskräfte, Mitarbeiter als Nutzer, IT Administratoren, Qualitätsteam, u. a. |
| • | Nutzen Sie das in der Organisation vorhandene Know-how, erweitern Sie es und ergänzen Sie es bei Bedarf durch externes Know-how. |
| • | Statten Sie das Entwicklungsteam mit ausreichenden Ressourcen für die Entwicklungsarbeit aus. |
| • | Sorgen Sie für Transparenz in der Entwicklungsarbeit und frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter in den Entwicklungsprozess. |
2.6 Digitales Wissensmanagement
Noch immer liegen in vielen Organisationen Informationen und Wissen für Teams, Arbeitsgruppen oder die gesamte Mitarbeiterschaft bei einem oder wenigen Mitarbeitern. Die negativen Folgen sind vielfältig: Mitarbeiter müssen unnötig nachfragen, unzureichendes Wissen führt zu zähen Diskussionen und schließlich zu einem Absinken der Motivation und Produktivität. Wissen kann beim Ausscheiden der Know-how-Träger verloren gehen.
Wissensmanagementsoftware (WMS) ist eine Plattform zum Wissenstransfer zwischen Mitarbeitern und externen Partnern einer Organisation. Die Software unterstützt das Wissensmanagement von Organisationen, indem die Nutzer die für sie wichtigen Informationen (z. B. Veröffentlichungen, Nachrichten, Antworten auf häufige Fragen oder Best-Practice-Beispiele) übersichtlich an einem Ort finden.
Wissensdatenbank
Eine WMS implementiert eine Knowledge Base und legt so die Grundlage für wissensbasierte Organisationen. Viele Softwareanbieter orientieren sich im Layout an der Struktur von Wiki-Artikeln. Der Vorteil ist, dass diese Struktur den meisten Mitarbeitern schon aus ihrem privaten Umfeld bekannt ist und sie sich so leicht zurechtfinden.
Eine WMS implementiert eine Knowledge Base und legt so die Grundlage für wissensbasierte Organisationen. Viele Softwareanbieter orientieren sich im Layout an der Struktur von Wiki-Artikeln. Der Vorteil ist, dass diese Struktur den meisten Mitarbeitern schon aus ihrem privaten Umfeld bekannt ist und sie sich so leicht zurechtfinden.
Eine WMS bündelt den Wissensstamm der Organisation und kann so dazu beitragen, die Transparenz in der Organisation erheblich zu steigern. Das Managementsystem wird für die Mitarbeiter zur wertvollen Hilfe im Arbeitsalltag.
Über Browser-Applikationen können die Mitarbeiter immer und überall auf den gemeinsamen Wissensvorrat zugreifen und neue Erfahrungswerte selbstständig einbringen. Durch die vorgegebenen Workflows innerhalb der Software kann vorhandenes Prozesswissen von den Mitarbeitern hinterfragt werden. Sie können neue Erkenntnisse unkompliziert und eigenständig ins System einbringen. Eine WMS kann Organisationen wesentlich dabei unterstützen, im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) ihre Abläufe zu optimieren.
2.7 Kollaborationssoftware
Gerade in Organisationen, die vermehrt auf Zusammenarbeit und Teamwork setzen, bietet eine kombinierte Kollaborationssoftware Vorteile, wenn sie die Funktion von sogenannten Teamräumen unterstützt. Wird zum Beispiel zur Ideenentwicklung für ein Projekt ein fachübergreifendes Team gebildet, kann die Teamleitung in der WMS eine eigene Plattform für dieses Team einrichten. Der Zugang zu dieser Plattform kann für alle Nutzer gewährt oder auf einzelne Nutzer oder Gruppen beschränkt werden.
Kollaborationssoftware wird vorwiegend für die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement innerhalb einer Organisation genutzt. Zusätzlich bietet solch eine Software durch ihre Flexibilität viele weitere Einsatzbereiche:
| Kollaboration | |
| • | Team- und Produktbereiche mit individuellen Zugriffsrechten |
| • | einfache Erstellung von Texten, Tabellen oder Projektplänen |
| • | Mitarbeiter werden über Änderungen und Aktualisierungen informiert. |
| • | Terminverwaltung und Aufgabenmanagement |
| • | Feedback Möglichkeiten über kontextbezogene Kommentare, Nutzer Erwähnungen oder Likes |
| • | Blogs, Umfragen und weitere Instrumente für die Unternehmenskommunikation |
| • | E-Learning bzw. Learning Management System (LMS) |
| Intranet | |
| • | In eigenen Bereichen vernetzen sich Mitarbeiter mit Kunden und Partnern. |
| • | Projekte erhalten einen zentralen Ablageort für Projektinformationen und Materialien. |
| • | Projektabläufe werden für alle Stakeholder transparent und nachvollziehbar. |
| • | Fehlerbehebungsartikel |
| • | Firmen Wiki |
3.1 Digitale Systeme in der Qualitätssicherung implementieren
Während viele Produktionsprozesse inzwischen hochgradig automatisiert sind, ist in der Qualitätssicherung in vielen Organisationen wie gesagt oft noch Handarbeit an der Tagesordnung. Dabei verschärft die Digitalisierung die Anforderungen an die Qualitätssicherung weiter. Mit den herkömmlichen, schwerfälligen Verfahren sind diese Anforderungen kaum noch zu erreichen. Die folgenden Schritte zeigen den Weg hin zu einer digitalen Qualitätssicherung auf (s. Abb. 4).
Sensorik
Viele Objekte besitzen bereits von Haus aus Online-Schnittstellen, über die sie auch qualitätsrelevante Daten an übergeordnete Systeme weiterleiten können. Ältere lassen sich meist unkompliziert mit entsprechenden Sensoren (s. Abschn. 3.2) nachrüsten. Da diese Sensoren inzwischen deutlich kostengünstiger sind als früher, ist eine Nachrüstung auch betriebswirtschaftlich darstellbar.
Viele Objekte besitzen bereits von Haus aus Online-Schnittstellen, über die sie auch qualitätsrelevante Daten an übergeordnete Systeme weiterleiten können. Ältere lassen sich meist unkompliziert mit entsprechenden Sensoren (s. Abschn. 3.2) nachrüsten. Da diese Sensoren inzwischen deutlich kostengünstiger sind als früher, ist eine Nachrüstung auch betriebswirtschaftlich darstellbar.
Vernetzung
Für die Auswertung der Maschinendaten müssen sämtliche Systeme miteinander vernetzt werden. Sogenannte Manufacturingexecutionsysteme (MES) werden direkt an die Systeme angebunden. Sie steuern, kontrollieren und dokumentieren die Produktion in Echtzeit. Dies macht die MES zur zentralen Datendrehscheibe für die digitale Qualitätssicherung. Dazu müssen sie allerdings Schnittstellen zur Anbindung der Maschinen besitzen.
Für die Auswertung der Maschinendaten müssen sämtliche Systeme miteinander vernetzt werden. Sogenannte Manufacturingexecutionsysteme (MES) werden direkt an die Systeme angebunden. Sie steuern, kontrollieren und dokumentieren die Produktion in Echtzeit. Dies macht die MES zur zentralen Datendrehscheibe für die digitale Qualitätssicherung. Dazu müssen sie allerdings Schnittstellen zur Anbindung der Maschinen besitzen.
Auswertung
Ist die erforderliche Sensorik und Vernetzung implementiert, lassen sich im laufenden Produktionsprozess qualitätsrelevante Kenndaten erfassen und in Echtzeit auswerten. So kann beispielsweise die erforderliche Temperatur einer Prozessumgebung überwacht und bei Über- beziehungsweise Unterschreitung definierter Grenzwerte sofort eingegriffen werden. Umfangreiche Messungen werden damit weitgehend hinfällig, da sich über die schon vorliegenden Daten nachvollziehen lässt, ob ein Vorgang unter beherrschten Bedingungen verlaufen ist.
Ist die erforderliche Sensorik und Vernetzung implementiert, lassen sich im laufenden Produktionsprozess qualitätsrelevante Kenndaten erfassen und in Echtzeit auswerten. So kann beispielsweise die erforderliche Temperatur einer Prozessumgebung überwacht und bei Über- beziehungsweise Unterschreitung definierter Grenzwerte sofort eingegriffen werden. Umfangreiche Messungen werden damit weitgehend hinfällig, da sich über die schon vorliegenden Daten nachvollziehen lässt, ob ein Vorgang unter beherrschten Bedingungen verlaufen ist.
Vorausschauende Qualitätssicherung
Durch die Erfassung komplexerer Informationen der Maschinen und ihrer Umgebung mithilfe genannter Predictive Quality-Anwendungen können Störszenarien frühzeitig erkannt werden. So können zum Beispiel Zustände wie Vibrationen, Geräusche, Helligkeit oder der CO2-Ausstoß überwacht werden. Qualitätsmängel lassen sich von vornherein vermeiden, indem die Wartung einer Maschine oder der Austausch eines Werkzeugs aufgrund der vorliegenden Daten vorgezogen wird. Zudem können diese Daten aber auch dazu genutzt werden, um Maschinen zu optimieren und sie ohne Qualitätseinbußen schneller laufen zu lassen.
Durch die Erfassung komplexerer Informationen der Maschinen und ihrer Umgebung mithilfe genannter Predictive Quality-Anwendungen können Störszenarien frühzeitig erkannt werden. So können zum Beispiel Zustände wie Vibrationen, Geräusche, Helligkeit oder der CO2-Ausstoß überwacht werden. Qualitätsmängel lassen sich von vornherein vermeiden, indem die Wartung einer Maschine oder der Austausch eines Werkzeugs aufgrund der vorliegenden Daten vorgezogen wird. Zudem können diese Daten aber auch dazu genutzt werden, um Maschinen zu optimieren und sie ohne Qualitätseinbußen schneller laufen zu lassen.
Rückverfolgbarkeitssysteme
Die Vernetzung der verschiedenen Systeme ermöglicht auch die Rückverfolgung von Chargen. Mit dem installierten MES kann so nachträglich leicht überprüft werden, in welchen Endprodukten Teile einer bestimmten Charge verbaut wurden. Auf diese Weise können etwaige Reparaturmaßnahmen oder gar Rückrufaktionen eng eingegrenzt werden.
Die Vernetzung der verschiedenen Systeme ermöglicht auch die Rückverfolgung von Chargen. Mit dem installierten MES kann so nachträglich leicht überprüft werden, in welchen Endprodukten Teile einer bestimmten Charge verbaut wurden. Auf diese Weise können etwaige Reparaturmaßnahmen oder gar Rückrufaktionen eng eingegrenzt werden.
3.2 Software für Qualitätskontrollen
Verschiedene Softwareanbieter wie zum Beispiel awenko oder Miratag bieten inzwischen eine große Anzahl von mobilen Applikationen und Online-Tools an, welche die Art der Qualitätskontrolle digitalisieren und den Nutzern ganz neue Möglichkeiten eröffnen. Verwendet werden dafür Technologien wie NFC-Tags, BLE-Funk-Sensoren (NFC steht für Near Field Communication und BLE für Bluetooth Low Energy) und Smartphones oder Tablets. Damit wird das Erstellen, Ausfüllen und Sammeln von Daten zur Qualitätskontrolle wesentlich erleichtert.
Online-Tools bieten einen Echtzeitüberblick über alle gesammelten Daten und laufende Prozesse. So können die Anwender alle auftretenden Abweichungen von festgelegten Zeitplänen und Normen überwachen. Mit individuell einstellbaren Benachrichtigungsfunktionen sind die Anwender stets up to date und können so präventiv handeln, um bei Abweichungen und Notfallsituationen Schlimmeres zu vermeiden.
3.3.1 Supermärkte und Lebensmittelindustrie
HACCP-Kontrollen werden in der Lebensmittelindustrie eingesetzt, um potenzielle Sicherheitsrisiken zu analysieren und zu verhindern, dass Lebensmittel zum Gesundheitsrisiko werden.
Herausforderungen
Von externen Auditoren wird immer wieder bemängelt, dass Kontrollberichte unterschiedlicher Niederlassungen oft uneinheitlich sind. Selbst kritische Kontrollpunkte werden oft nicht regelmäßig überwacht oder Berichte nicht rechtzeitig übermittelt. Die papierhaften Nachweisdokumente gehen immer wieder verloren oder sind unleserlich.
Von externen Auditoren wird immer wieder bemängelt, dass Kontrollberichte unterschiedlicher Niederlassungen oft uneinheitlich sind. Selbst kritische Kontrollpunkte werden oft nicht regelmäßig überwacht oder Berichte nicht rechtzeitig übermittelt. Die papierhaften Nachweisdokumente gehen immer wieder verloren oder sind unleserlich.
Darüber hinaus klagen viele Organisationen grundsätzlich darüber, dass die zentrale Erfassung von Kontrollberichten sehr aufwendig und zeitraubend ist.
Digitale Lösungen
Spezielle Qualitätssicherungssoftware ermöglicht die Erstellung von digitalen HACCP-Berichten sowie Hygiene- und Reinigungsprotokollen. Für die Eingabe der Daten können handelsübliche Smartphones oder Tablets genutzt werden. Die verschiedenen Kontrollpunkte werden von den Endgeräten über sogenannte NFC-Tags identifiziert. Dies vereinfacht und automatisiert die Erstellung und das Ausfüllen von Berichten durch die Mitarbeiter erheblich.
Spezielle Qualitätssicherungssoftware ermöglicht die Erstellung von digitalen HACCP-Berichten sowie Hygiene- und Reinigungsprotokollen. Für die Eingabe der Daten können handelsübliche Smartphones oder Tablets genutzt werden. Die verschiedenen Kontrollpunkte werden von den Endgeräten über sogenannte NFC-Tags identifiziert. Dies vereinfacht und automatisiert die Erstellung und das Ausfüllen von Berichten durch die Mitarbeiter erheblich.
3.3.2 Temperatur- und Luftfeuchtigkeitsaufzeichnung
Herausforderungen
Bei der Auditierung solcher Messprozesse wird häufig bemängelt, dass Temperaturen nicht regelmäßig überwacht oder Temperaturberichte nicht zur richtigen Zeit übermittelt werden. Papierhaft erstellte Berichte gehen verloren oder werden verlegt. Die zentrale Aktualisierung und Auswertung von Berichten stellt sich oft umständlich dar. Durch die unregelmäßigen Kontrollen können zum Beispiel gelagerte Lebensmittel Qualitätsverluste erleiden.
Bei der Auditierung solcher Messprozesse wird häufig bemängelt, dass Temperaturen nicht regelmäßig überwacht oder Temperaturberichte nicht zur richtigen Zeit übermittelt werden. Papierhaft erstellte Berichte gehen verloren oder werden verlegt. Die zentrale Aktualisierung und Auswertung von Berichten stellt sich oft umständlich dar. Durch die unregelmäßigen Kontrollen können zum Beispiel gelagerte Lebensmittel Qualitätsverluste erleiden.
Digitale Lösungen
Die digitale Erfassung von Temperaturen ist mithilfe von Sensoren per Funk, über das Netz oder Bluetooth möglich. Wie beim vorher genannten Beispiel ist die Erfassung alternativ auch mit einem Smartphone und NFC-Tags einfach vorzunehmen. Dazu wird ein NFC-Tag Aufkleber an jede Kühleinheit angebracht. Der Kontrollgang durch das Prüfpersonal wird aufgezeichnet, sobald das Smartphone über einen NFC-Tag gehalten wird. Die zuständigen Mitarbeiter brauchen so nur noch die Gerätetemperatur eingeben. Sollte die Temperatur außerhalb des normalen Bereichs liegen, werden die Mitarbeiter zur Einleitung von Korrekturmaßnahmen aufgefordert, um größere Schäden zu vermeiden. Die Mitarbeiter werden darüber hinaus an die Kontrollgänge erinnert und aktiv aufgefordert, die Zeitpläne der Temperaturaufzeichnung einzuhalten.
Die digitale Erfassung von Temperaturen ist mithilfe von Sensoren per Funk, über das Netz oder Bluetooth möglich. Wie beim vorher genannten Beispiel ist die Erfassung alternativ auch mit einem Smartphone und NFC-Tags einfach vorzunehmen. Dazu wird ein NFC-Tag Aufkleber an jede Kühleinheit angebracht. Der Kontrollgang durch das Prüfpersonal wird aufgezeichnet, sobald das Smartphone über einen NFC-Tag gehalten wird. Die zuständigen Mitarbeiter brauchen so nur noch die Gerätetemperatur eingeben. Sollte die Temperatur außerhalb des normalen Bereichs liegen, werden die Mitarbeiter zur Einleitung von Korrekturmaßnahmen aufgefordert, um größere Schäden zu vermeiden. Die Mitarbeiter werden darüber hinaus an die Kontrollgänge erinnert und aktiv aufgefordert, die Zeitpläne der Temperaturaufzeichnung einzuhalten.
Auch eine automatische Temperaturüberwachung ist natürlich möglich. Dazu werden in den Kühleinheiten Sensoren angebracht. Die Temperatur der Kühleinheit wird dann konstant erfasst. Ein Smartphone oder Tablet muss sich lediglich in der Reichweite des Sensors befinden. Die Temperatur der Kühleinheit wird regelmäßig an das System gesendet, zum Beispiel stündlich.
Sollte die Temperatur außerhalb des eingestellten Normalbereichs für die spezifische Einheit liegen, wird eine Push-Benachrichtigung mit einer Warnung an die Geräte gesendet. Der Status aller Kühleinheiten kann jederzeit eingesehen werden. Farbliche Hervorhebungen in der Software helfen, auch leichte Unregelmäßigkeiten sofort zu erkennen. Über eine weitere Push-Benachrichtigung kann dann automatisiert ein Wartungsteam angefordert werden.
3.3.3 Sicherheitsunternehmen
Herausforderungen
Die tatsächliche Anwesenheit von Wachpersonal vor Ort lässt sich von Organisationen oft nur sehr aufwendig überprüfen. Es ist schwierig sicherzustellen, ob das Wachpersonal die zu sichernden Objekte pünktlich besucht und die Rundgänge tatsächlich vollständig erfüllt hat.
Die tatsächliche Anwesenheit von Wachpersonal vor Ort lässt sich von Organisationen oft nur sehr aufwendig überprüfen. Es ist schwierig sicherzustellen, ob das Wachpersonal die zu sichernden Objekte pünktlich besucht und die Rundgänge tatsächlich vollständig erfüllt hat.
Digitale Lösungen
Auch kann spezielle Qualitätssicherungssoftware in Verbindung mit einem Smartphone und NFC-Tags erfolgreich zum Einsatz kommen. NFC-Tag Aufkleber werden an jedem definierten Kontrollpunkt angebracht. Der Besuch des Kontrollpunkts durch das Wachpersonal wird aufgezeichnet, wenn das Smartphone an einem NFC-Tag eines Kontrollpunkts platziert wird.
Auch kann spezielle Qualitätssicherungssoftware in Verbindung mit einem Smartphone und NFC-Tags erfolgreich zum Einsatz kommen. NFC-Tag Aufkleber werden an jedem definierten Kontrollpunkt angebracht. Der Besuch des Kontrollpunkts durch das Wachpersonal wird aufgezeichnet, wenn das Smartphone an einem NFC-Tag eines Kontrollpunkts platziert wird.
Das Wachpersonal kann natürlich noch zusätzliche Informationen aufnehmen, wie zum Beispiel Fotos und Videos vom zu überwachenden Objekt. Auch kann die Software das Wachpersonal über bevorstehende Rundgänge informieren und erinnern.
3.3.4 Arbeitszeiterfassung und Anwesenheitskontrolle
Herausforderungen
Zahlreiche Organisationen lassen ihre Angestellten nach wie vor ihre Arbeitszeit auf gedruckten Stundenzetteln protokollieren. Dies führt dazu, dass die Daten der Zeiterfassung für eine anschließende Verwendung in der Lohnbuchhaltung ein weiteres Mal manuell in das Computersystem eingetragen werden müssen. Dabei können Stundenzettel verloren gehen oder sind unleserlich. Auch Fehleingaben sind nicht ausgeschlossen.
Zahlreiche Organisationen lassen ihre Angestellten nach wie vor ihre Arbeitszeit auf gedruckten Stundenzetteln protokollieren. Dies führt dazu, dass die Daten der Zeiterfassung für eine anschließende Verwendung in der Lohnbuchhaltung ein weiteres Mal manuell in das Computersystem eingetragen werden müssen. Dabei können Stundenzettel verloren gehen oder sind unleserlich. Auch Fehleingaben sind nicht ausgeschlossen.
Die papierhafte Erfassung erschwert zudem die regelmäßige Prüfung der Dokumentation auf Vollständigkeit oder Plausibilität. Warnmeldungen bei Konflikten mit Gesetzen oder betriebsinternen Regelungen sind so kaum möglich.
Aber auch Organisationen, die inzwischen Programme zur Zeiterfassung nutzen, gehen in der Umsetzung oft nicht konsequent genug vor. So findet in vielen Zeiterfassungssystemen keine automatische Synchronisation der erfassten Daten mit anderen Systemen statt.
Die erhobenen Daten sind jedoch nicht nur für die Zeiterfassung selbst relevant, sondern werden auch in anderen Systemen benötigt. Als Beispiele seien die Dienst- bzw. Einsatzplanung und die Lohnabrechnung genannt. Ohne eine automatische Synchronisation müssen Mitarbeiter die für sie relevanten Daten oft wiederholt manuell in diese Systeme eingeben. Dies verursacht bei den Angestellten zusätzliche Arbeits- und Zeitaufwände sowie Kosten.
Ein weiteres häufiges Problem von manuellen Systemen zur Zeiterfassung besteht in einer mangelnden Transparenz für die Mitarbeiter. Sofern ihnen kein Zugang zum Zeiterfassungssystem gewährt wird, besteht für sie keine Möglichkeit, die abgerechneten Zeiten einzusehen und auf Richtigkeit zu überprüfen. Somit können etwaige Fehler bei der Zeiterfassung nicht festgestellt werden. Auf diese Weise entsteht in vielen Fällen Misstrauen und die Mitarbeiterbindung wird zunehmend schwächer. Daher sollten Organisationen immer darauf achten, ein System zu verwenden, dass den Mitarbeitern genügend Transparenz bietet. Herkömmliche Stempeluhrsysteme erfordern zudem die Installation von aufwendiger und teurer Hardware.
Digitale Lösungen
Einer der großen Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung besteht darin, dass die eingegebenen Daten unmittelbar mit bestehenden Gesetzen (Arbeitszeitgesetz) und betriebsinternen Regelungen (z. B. Betriebsvereinbarung) abgeglichen werden können. Auf diese Weise kann frühzeitig verhindert werden, dass gegen diese verstoßen wird und es zu Strafzahlungen kommt.
Einer der großen Vorteile einer digitalen Arbeitszeiterfassung besteht darin, dass die eingegebenen Daten unmittelbar mit bestehenden Gesetzen (Arbeitszeitgesetz) und betriebsinternen Regelungen (z. B. Betriebsvereinbarung) abgeglichen werden können. Auf diese Weise kann frühzeitig verhindert werden, dass gegen diese verstoßen wird und es zu Strafzahlungen kommt.
Aus diesem Grund empfiehlt sich dringend die Verwendung digitaler Zeiterfassungssoftware, die Organisationen bei Konflikten mit Gesetzen oder betriebsinternen Vorgaben umgehend mit einer Warnmeldung informiert.
Auch Arbeitszeiten lassen sich wie in den oben geschilderten Beispielen einfach mit einem Smartphone und NFC-Tags erfassen. Ein NFC-Tag wird an dem gewünschten Ort (zum Beispiel Eingangsbereich) angebracht. Die Arbeitszeiterfassung wird gestartet, sobald die Mitarbeiter ihr Smartphone an den NFC-Tag halten. Bei erneutem Kontakt mit dem NFC-Tag wird die Arbeitszeit angezeigt und auf dem Display die Option zum Beenden der Arbeitszeit gegeben.
Auch zusätzliche Informationen können von den Mitarbeitern eingegeben werden, z. B. erledigte Aufgaben, Tagesziele oder besondere Vorkommnisse.
Möchte man nicht alle Mitarbeiter mit einem Smartphone ausstatten, kann natürlich auch nur ein einziges Smartphone je Arbeitsort für alle Mitarbeiter eingesetzt werden.
3.4 Zusammenfassung
Software zur Qualitätskontrolle kann zur Überwachung einer Vielzahl von Aufgaben oder Prüftätigkeiten eingesetzt werden, die regelmäßig in Organisationen ausgeführt werden müssen. Die jeweiligen Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn Aufgaben fällig sind, indem sie zum Beispiel eine Push-Benachrichtigung auf das Smartphone erhalten.
Eine tägliche Übersicht der anstehenden Aufgaben kann in Kalendern der Software angezeigt werden. Die Software überwacht, ob Aufgaben unerledigt sind und versendet automatisiert E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen an Vorgesetzte.
Die Daten, die unter Verwendung der digitalen Endgeräte gesammelt werden, werden direkt an einen Server oder eine Cloud gesendet. Vorgesetzte erhalten so jederzeit einen sehr guten Überblick über die Messergebnisse und alle anderen Daten, die mit den mobilen Apps erfasst wurden. Die Berichte können als PDF- oder Office-Dokumente exportiert werden.
Zugriffsrechte, zum Beispiel für Angestellte, Team- oder Filialleiter sind konfigurierbar. Jeder Benutzer kann so nur auf die für ihn relevanten Daten zugreifen und Aktionen ausführen.
4 Auditsoftware mit Workflowsteuerung
In vielen Unternehmen werden Auditaufgaben oft noch mit den Mitteln durchgeführt, die auch schon vor zwanzig Jahren zur Verfügung standen. Es gibt Office-Dokumente für die Auditprogramm- und Terminplanung. Auch die Auditberichte und Maßnahmenpläne werden wie seit jeher mit Word und Excel generiert und in die Organisation und darüber hinaus verschickt. Zur Erinnerung an Wiedervorlagen oder die Pflege der Maßnahmen wird der Betriebskalender genutzt.
Auditprozess verbessern
Eine Auditmanagementsoftware kann den Prozess in allen Phasen wesentlich effizienter und effektiver gestalten. Sie unterstützt Organisationen bei der Umsetzung ihrer Auditierungsprozesse – von der Auditprogrammplanung über die Auditdurchführung bis hin zur Analyse der aufgenommenen Beurteilungen. Über ein integriertes Maßnahmenmanagement ist auch die Verfolgung von Sofort- und Abstellmaßnahmen gewährleistet.
Eine Auditmanagementsoftware kann den Prozess in allen Phasen wesentlich effizienter und effektiver gestalten. Sie unterstützt Organisationen bei der Umsetzung ihrer Auditierungsprozesse – von der Auditprogrammplanung über die Auditdurchführung bis hin zur Analyse der aufgenommenen Beurteilungen. Über ein integriertes Maßnahmenmanagement ist auch die Verfolgung von Sofort- und Abstellmaßnahmen gewährleistet.
Angesichts der wachsenden Bedeutung und Komplexität von Audits steigt in den Organisationen der Bedarf für Auditmanagementsoftwaresysteme. Eine normenkonforme Auditmanagementsoftware bietet eine umfassende Unterstützung für den gesamten Auditmanagementprozess.
Auditprogrammplanung
Auditsoftware bietet flexible Planungsmöglichkeiten für die Auditprogramme in Organisationen. Die verschiedenen Auditarten (z. B. interne Audits, Lieferantenaudits, Produkt-, Prozess-, Systemaudits) werden entsprechend ihrer Anforderungen und Begrifflichkeiten festgelegt. Die Auditorenverwaltung mit Zuordnung der Auditarten ermöglicht eine übersichtliche Einsatzplanung des Auditorenteams.
Auditsoftware bietet flexible Planungsmöglichkeiten für die Auditprogramme in Organisationen. Die verschiedenen Auditarten (z. B. interne Audits, Lieferantenaudits, Produkt-, Prozess-, Systemaudits) werden entsprechend ihrer Anforderungen und Begrifflichkeiten festgelegt. Die Auditorenverwaltung mit Zuordnung der Auditarten ermöglicht eine übersichtliche Einsatzplanung des Auditorenteams.
Systemaudit
Auditsoftware unterstützt bei der systematischen Bearbeitung von Nicht-Konformitäten nach einem externen Systemaudit. Mithilfe einer automatisierten Terminüberwachung und der Maßnahmenpläne sorgt eine integrierte Maßnahmensteuerung für eine termingerechte Abstellung der Nicht-Konformitäten.
Auditsoftware unterstützt bei der systematischen Bearbeitung von Nicht-Konformitäten nach einem externen Systemaudit. Mithilfe einer automatisierten Terminüberwachung und der Maßnahmenpläne sorgt eine integrierte Maßnahmensteuerung für eine termingerechte Abstellung der Nicht-Konformitäten.
Prozessaudit
In der Software sind in der Regel bereits normenkonforme Fragenkataloge hinterlegt (z. B. VDA 6.3). Diese können einfach durch organisationsspezifische Anforderungslisten ergänzt werden. Die Fragenkataloge führen die Auditoren durch das Prozessaudit – bis hin zur systematischen Abstellung von Nicht-Konformitäten und terminierten Folgeaudits zur Erfolgsüberwachung.
In der Software sind in der Regel bereits normenkonforme Fragenkataloge hinterlegt (z. B. VDA 6.3). Diese können einfach durch organisationsspezifische Anforderungslisten ergänzt werden. Die Fragenkataloge führen die Auditoren durch das Prozessaudit – bis hin zur systematischen Abstellung von Nicht-Konformitäten und terminierten Folgeaudits zur Erfolgsüberwachung.
Lieferantenaudit
Audits sind mit Software sowohl online als auch offline durchführbar. Wird das Audit beim Lieferanten vor Ort online durchgeführt, kann er direkt in den Auditprozess integriert werden: Nicht-Konformitäten werden ihm auf Knopfdruck sofort mitgeteilt. Über ein Standardformat teilt dieser wiederum die Ursachen, die darauf basierenden Maßnahmen sowie die Erfolgsüberwachung mit.
Audits sind mit Software sowohl online als auch offline durchführbar. Wird das Audit beim Lieferanten vor Ort online durchgeführt, kann er direkt in den Auditprozess integriert werden: Nicht-Konformitäten werden ihm auf Knopfdruck sofort mitgeteilt. Über ein Standardformat teilt dieser wiederum die Ursachen, die darauf basierenden Maßnahmen sowie die Erfolgsüberwachung mit.
Produktaudit
Auch führt Auditsoftware die Auditoren strukturiert durch das Audit: Von der Messwertaufnahme über Fragenkataloge zum Produkt bis zu den Verpackungsvorschriften. Der Auditaufwand wird so erheblich reduziert. Verbesserungspotenziale werden direkt erfasst und über die Maßnahmensteuerung nachhaltig in den Prozess integriert.
Auch führt Auditsoftware die Auditoren strukturiert durch das Audit: Von der Messwertaufnahme über Fragenkataloge zum Produkt bis zu den Verpackungsvorschriften. Der Auditaufwand wird so erheblich reduziert. Verbesserungspotenziale werden direkt erfasst und über die Maßnahmensteuerung nachhaltig in den Prozess integriert.
Über Importfunktionen können organisationsspezifische Wissensspeicher übernommen werden, zum Beispiel Checklisten aus Office-Dokumenten. Alternativ stehen integrierte Fragenkataloge und Checklisten zur Verfügung. Sie orientieren sich in der Regel an den Anforderungen der Managementsystemnormen der ISO. Als Module sind häufig auch branchenspezifische Fragenkataloge wie z. B. zu IATF 16949, VDA 6.1 und VDA 6.3 oder ISO 13485 enthalten.
Auditdurchführung
Mit einer Auditsoftware behalten die eingesetzten Auditoren den Auditfortschritt jederzeit im Blick und haben Feststellungen sowie Verbesserungsmaßnahmen aus den letzten Audits stets im Zugriff. Zusätzliche Anforderungen können während der Auditierung einfach ergänzt werden. Kommentare und hinterlegbare Dokumente (Screenshots, Fotos, Videos usw.) liefern zu jedem Auditkriterium den entsprechenden Auditnachweis.
Mit einer Auditsoftware behalten die eingesetzten Auditoren den Auditfortschritt jederzeit im Blick und haben Feststellungen sowie Verbesserungsmaßnahmen aus den letzten Audits stets im Zugriff. Zusätzliche Anforderungen können während der Auditierung einfach ergänzt werden. Kommentare und hinterlegbare Dokumente (Screenshots, Fotos, Videos usw.) liefern zu jedem Auditkriterium den entsprechenden Auditnachweis.
Externe Audits
Mit Export-/Import-Assistenten kann auch standortunabhängig ganz ohne Verbindung zum Server auditiert werden. Die Lieferanten werden vor Ort auditiert und die Auditoren tragen Ihre Aufzeichnungen nach Auditabschluss in die Software ein. Sobald sie wieder in ihrer Organisation sind oder eine externe Verbindung zu den Servern der Organisation aufbauen, werden die Änderungen und Ergebnisse vom Laptop oder Tablet auf die Server übertragen.
Mit Export-/Import-Assistenten kann auch standortunabhängig ganz ohne Verbindung zum Server auditiert werden. Die Lieferanten werden vor Ort auditiert und die Auditoren tragen Ihre Aufzeichnungen nach Auditabschluss in die Software ein. Sobald sie wieder in ihrer Organisation sind oder eine externe Verbindung zu den Servern der Organisation aufbauen, werden die Änderungen und Ergebnisse vom Laptop oder Tablet auf die Server übertragen.
Einige Hersteller bieten auch mobile Web-Apps für das Smartphone an. Feststellungen können mit Text und einem Foto/Video dokumentiert werden. Die Informationen werden direkt an die Auditfrage angehängt. Auch Maßnahmen können direkt erstellt werden.
Maßnahmenverfolgung
To-do-Listen in der Software sorgen für die übersichtliche und termingerechte Bearbeitung der Auditmaßnahmen bis hin zu ihrem Wirksamkeitsnachweis. Mithilfe der Maßnahmensteuerung haben Führungskräfte und Mitarbeiter die Abstellmaßnahmen im Blick.
To-do-Listen in der Software sorgen für die übersichtliche und termingerechte Bearbeitung der Auditmaßnahmen bis hin zu ihrem Wirksamkeitsnachweis. Mithilfe der Maßnahmensteuerung haben Führungskräfte und Mitarbeiter die Abstellmaßnahmen im Blick.
Die Maßnahmensteuerung und -bearbeitung ist direkt in der Software integriert oder erfolgt über ein per Schnittstelle verbundenes externes zentrales Maßnahmenmanagementsystem. In beiden Fällen koordiniert und überwacht die Software die Bearbeitung der Abstell- und Verbesserungsmaßnahmen.
Wirksamkeitsbewertung
Mit Analysewerkzeugen können die Auditergebnisse verschiedener Parteien verglichen werden. Grafische und tabellarische Auswertungen zu Audits, Findings und Maßnahmen geben einen Statusüberblick und verdeutlichen auch Trends. Die Umsetzung des Auditprogramms kann dem Management über einen integrierten Managementreport gemeldet werden.
Mit Analysewerkzeugen können die Auditergebnisse verschiedener Parteien verglichen werden. Grafische und tabellarische Auswertungen zu Audits, Findings und Maßnahmen geben einen Statusüberblick und verdeutlichen auch Trends. Die Umsetzung des Auditprogramms kann dem Management über einen integrierten Managementreport gemeldet werden.
Zusammengefasst bietet eine Auditmanagementsoftware eine ganze Reihe von Vorteilen:
| • | Unterstützung von verschiedenen Auditarten wie Systemaudit, Prozessaudit und Produktaudit |
| • | frei definierbare Masken und Felder in der Auditsoftware |
| • | Erstellen eines Auditplans in der Auditsoftware |
| • | Fragenkataloge für unterschiedlichste Anforderungen können in die Auditsoftware importiert werden. |
| • | Verwaltung und Import von individuellen Fragenkatalogen |
| • | Integrierte Workflowsteuerung von Maßnahmen in der Auditsoftware |
| • | Integration von Auditmaßnahmen in ein zentrales Maßnahmenmanagement der Organisation |
| • | automatisierte Terminverfolgung von Maßnahmen |
| • | Erstellung und Verteilung von Auditberichten |
| • | integrierte Auswertungen in der Auditsoftware |
| • | webbasierte Anwendung und optional mobile Web-Apps |
5 Computer Aided Quality Assurance (CAQ)
In jeder Organisation fallen täglich statistische Daten aus allen Unternehmensbereichen an. Wie kann man diese Daten systematisch planen, erfassen, speichern, berechnen, analysieren, interpretieren, auswerten, verdichten und in Berichten zusammenstellen? Es bieten komplexe Softwaresysteme der Computer Aided Quality Assurance (CAQ – softwaregestützte Qualitätssicherung) Hilfe bei der Verarbeitung der Datenmengen.
Digitale Qualitätssicherung
CAQ-Systeme tragen zur digitalen Qualitätssicherung bei. Sie können zudem unternehmerische Optimierungs- und Rationalisierungspotenziale erschließen. Wegen der direkten Auswirkung auf die Wertschöpfungskette und damit auch auf den Kunden werden CAQ-Systeme in vielen Branchen wie zum Beispiel im Maschinenbau oder der Automobilindustrie inzwischen als Wettbewerbsfaktor eingestuft. Sie erlauben eine schnellere Reaktion auf Fehler in der Produkterstellung oder Dienstleistungserbringung, sie unterstützen die Flexibilität der Organisation und sorgen für eine zeitnahe Reaktion, um der Null-Fehler-Strategie näherzukommen. Ob Prozessmessung oder -steuerung, das CAQ-System kann dabei unterstützen, Produktion und Dienstleistung im Griff zu behalten.
CAQ-Systeme tragen zur digitalen Qualitätssicherung bei. Sie können zudem unternehmerische Optimierungs- und Rationalisierungspotenziale erschließen. Wegen der direkten Auswirkung auf die Wertschöpfungskette und damit auch auf den Kunden werden CAQ-Systeme in vielen Branchen wie zum Beispiel im Maschinenbau oder der Automobilindustrie inzwischen als Wettbewerbsfaktor eingestuft. Sie erlauben eine schnellere Reaktion auf Fehler in der Produkterstellung oder Dienstleistungserbringung, sie unterstützen die Flexibilität der Organisation und sorgen für eine zeitnahe Reaktion, um der Null-Fehler-Strategie näherzukommen. Ob Prozessmessung oder -steuerung, das CAQ-System kann dabei unterstützen, Produktion und Dienstleistung im Griff zu behalten.
Durch die Transparenz aller Vorgänge und die rasche Behebung von Fehlern mittels umfangreicher Auswertefunktionen werden die Qualität der Produkte und die Kenntnis über die Produkt- und Prozessqualität verbessert. Dies bildet wiederum die Grundlage für Maßnahmen zur Prozessoptimierung und eröffnet damit Potenziale zur Kosteneinsparung. Mit einem CAQ-System wird dem Management ein Instrument an die Hand gegeben, das jederzeit umfassende Informationen über die gesamte Qualitätslage in der Organisation bietet.
Ein CAQ-System ermöglicht die Qualität zu optimieren, Nacharbeit zu reduzieren und Material zu sparen.
Nutzen eines CAQ-Systems:
| Nutzen | |
| • | Effiziente Durchführung von Entwicklungs- und Risikobewertungsprojekten |
| • | Überwachung und Steuerung der Produktion und Einleitung von automatischen Maßnahmen, wenn Probleme auftreten |
| • | Nachweis gegenüber den Kunden, dass Sie Ihre Prozesse managen und die Ergebnisse normenkonform dokumentieren |
| • | Einsparung von kostbarer Arbeitszeit durch das Automatisieren von Routinearbeiten |
| • | Kommunikationsunterstützung durch automatisierte digitale Verteilung von Qualitätsdokumenten und -nachweisen |
| • | Erstellen von digitalen Statistiken, Analysen, Zertifikaten, Fähigkeitsnachweisen, Fälligkeits-/ Aufgabenlisten, Maßnahmen, Mahnlisten, Berichten usw. |
| • | Analysieren von Fehlerschwerpunkten, bevor sie zum Problem werden |
| • | Visualisierung von vielen Messdaten in kompakten, verständlichen Diagrammen |
| • | Verringerung des Prüfaufwands durch statistische Prozessüberwachung |
| • | Übernahme von Daten aus Messeinrichtungen und deren weitere Auswertung |
CAQ kann jedoch mehr sein als nur eine Softwareunterstützung. CAQ ist im weiteren Sinne ein integriertes digitales Qualitätsdateninformationssystem, in dem Daten aus verschiedensten Bereichen einer Organisation zusammenfließen. Mit einem guten System kann man vorhandene Einzellösungen zu einem komplexen Netzwerk zusammenführen. Die Vorteile eines softwaregestützten CAQ-Systems gegenüber Einzellösungen bestehen darin, dass sich alle Daten in einem System befinden. Dadurch ist ein gezielter Zugriff möglich und die Transparenz der Qualitätsdaten wird gesteigert.
Wenn man alle Vorteile eines CAQ-Systems nutzen will, muss es jedoch mit anderen schon vorhandenen Systemen der Betriebsdatenerfassung oder/und der Produktions-, Planungs- und Systemsteuerung vernetzt werden können.
CAQ und ERP-Systeme
ERP ist die Abkürzung für den Begriff „Enterprise Resource Planning”. Dabei handelt es sich um die Aufgabe einer Organisation, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Ein ERP-System unterstützt genau dabei. Dazu werden alle Geschäftsprozesse digital abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. So lassen sich schlanke und abteilungsübergreifende Prozesse realisieren. Letztlich ist ein ERP-System ein Werkzeug, mit dem eine Organisation die eigene Produktivität steigern kann.
ERP ist die Abkürzung für den Begriff „Enterprise Resource Planning”. Dabei handelt es sich um die Aufgabe einer Organisation, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Ein ERP-System unterstützt genau dabei. Dazu werden alle Geschäftsprozesse digital abgebildet und auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt. So lassen sich schlanke und abteilungsübergreifende Prozesse realisieren. Letztlich ist ein ERP-System ein Werkzeug, mit dem eine Organisation die eigene Produktivität steigern kann.
Bei der Auswahl des CAQ-Systems ist zu prüfen, ob und wie eine Anbindung an ein schon bestehendes ERP-System oder auch MES-System möglich ist. Dies bringt z. B. den Vorteil, die Verwaltung der Stammdaten an zentraler Stelle durchführen zu können. Auch Rückmeldungen aus dem CAQ-System über eine bidirektionale Schnittstelle sollten machbar sein. Zur Übernahme von Messwerten in die CAQ-Software sollten Messmaschinen und elektronische Messmittel problemlos integrierbar sein.
Um ein integriertes CAQ-System zu schaffen, ist die Lösung der Schnittstellenproblematik immer noch eine vielfach unterschätzte Hürde (s. Abb. 5). Den vollen Nutzen erhält man aber nur mit der Auswahl des richtigen Systems. Die Software-Unterstützung durch ein CAQ-System reicht vom Einsatz im Vertrieb über Hilfe bei Einkauf und Beschaffung (Bewertung von Lieferanten, Erstellung einer Liste zugelassener Lieferanten), bei der Planung (Forschung und Entwicklung), in Konstruktion und Arbeitsvorbereitung (Computer Aided Design/CAD sowie Computer Aided Engineering/CAE) über die Steuerung der Fertigung mittels Computer Aided Manufacturing (CAM) bis zur softwaregestützten Instandhaltung.
In der Vielfalt der am Markt erhältlichen CAQ-Systeme – als Beispiele seien Anbieter wie CAQ.Net und Quipsy genannt – liegt eine gewisse Intransparenz, sodass es nicht leicht ist, die beste passende Standardsoftware für ein Unternehmen auszuwählen. Wichtig ist dabei, branchenspezifische und ggf. kundenbezogene Anforderungen sowie eigene Anforderungen genau zu ermitteln. Aus der Erfahrung vieler Organisationen mit CAQ-Systemen haben sich einige grundsätzlich zu klärende Fragestellungen im Vorfeld einer CAQ-Softwarebeschaffung ergeben:
5.1.1 Ist das CAQ-System modular aufgebaut?
Modularer Aufbau
Das System sollte mit zukünftigen Anforderungen wachsen können. Die meisten Systeme sind in zahlreiche Module mit unterschiedlichen Funktionen gegliedert. Wichtig ist, dass die Module auch eigenständig lauffähig sind und nicht in Abhängigkeit anderer Module stehen. Andererseits sollten die Module eine durchgängige Integration aufweisen, um eine Datendurchlässigkeit zu garantieren.
Das System sollte mit zukünftigen Anforderungen wachsen können. Die meisten Systeme sind in zahlreiche Module mit unterschiedlichen Funktionen gegliedert. Wichtig ist, dass die Module auch eigenständig lauffähig sind und nicht in Abhängigkeit anderer Module stehen. Andererseits sollten die Module eine durchgängige Integration aufweisen, um eine Datendurchlässigkeit zu garantieren.
5.1.2 Mit welcher Datenbank arbeitet das CAQ-System?
Jede CAQ-Software benötigt eine Datenbank, in der die gesammelten Daten gespeichert werden. Hat das System herstellerseitig eine eigene Datenbank, kann das zwar preisgünstiger sein (keine Integrationsanpassung notwendig), aber es erhöht die Abhängigkeit zum Softwarelieferanten und führt ggf. zu einer Heterogenität in der IT-Struktur. Wenn es bereits Standarddatenbanken in der Organisation gibt, z. B. Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme (PPS) und/oder Betriebsdatenerfassungssysteme (BDE), dann sollte man auf die Verwendung dieser Datenbanken zurückgreifen und zur CAQ-Software entsprechende Schnittstellen schaffen.
5.1.3 Mit welchen IT-Systemen muss das CAQ-System gekoppelt werden?
Auch CAQ-Systeme arbeiten mit Stammdaten (Artikel, Kunden, Lieferanten), denen die einzelnen zu bearbeitenden Vorgänge, z. B. Lieferantenbewertung, Reklamationsbearbeitung oder Prüfzeugniserstellung zugeordnet werden müssen. Diese Daten sind in der Regel schon in übergeordneten digitalen Systemen vorhanden und sollten auch vom CAQ-System genutzt werden können. Viele CAQ-Systeme arbeiten mit einer filebasierten Schnittstelle, bei der die Stammdaten in das CAQ-System übernommen und dort nochmals abgespeichert werden. Jede Stammdatenergänzung oder -änderung führt dann zu einem doppelten Änderungsaufwand (z. B. im übergeordneten PPS-System und im CAQ-System). Wichtig ist eine direkte Übernahme der Stammdaten aus dem übergeordneten System ohne Zwischenspeicherung im CAQ-System.
Stammdatenkopplung
Neben der Kopplung von Stammdaten ist in der Praxis auch die Kopplung von sogenannten Bewegungsdateien üblich. Das wäre z. B. nach einer Prüfentscheidung des CAQ-Systems im Wareneingang (Ware freigegeben) das automatisierte Zubuchen in den Bestand eines Warenwirtschaftssystems über das übergeordnete PPS-System. Auch diese Möglichkeit der Durchgängigkeit von Daten erleichtert die Automatisierbarkeit von Vorgängen.
Neben der Kopplung von Stammdaten ist in der Praxis auch die Kopplung von sogenannten Bewegungsdateien üblich. Das wäre z. B. nach einer Prüfentscheidung des CAQ-Systems im Wareneingang (Ware freigegeben) das automatisierte Zubuchen in den Bestand eines Warenwirtschaftssystems über das übergeordnete PPS-System. Auch diese Möglichkeit der Durchgängigkeit von Daten erleichtert die Automatisierbarkeit von Vorgängen.
5.1.4 Bietet das CAQ-System umfangreiche Auswertungen und Analysen?
Die Unterschiede auf diesem Gebiet sind von Software zu Software erheblich. Während die einen Systeme ihre eigenen Auswerte- und Analysetools zur Verfügung stellen, gehen die anderen einen etwas bequemeren Weg. Sie stellen Schnittstellen zu Tools von Drittanbietern bereit, mit denen dann umfangreiche Auswertungen und Analysen gemacht werden können. Das Problem dabei ist, dass die Schnittstellen ggf. aufwendig geschaffen werden und bei jedem Softwarerelease erneut angepasst werden müssen. Deshalb ist es besser, wenn die von der Organisation häufig benötigten Auswertungen und Analysen in der jeweiligen CAQ-Software enthalten sind. Für Sonderauswertungen sollte eine Datenübernahme in ein Office-Standardprogramm (z. B. Excel) zur Weiterbearbeitung möglich sein.
5.1.5 Sind die vom CAQ-System generierten Berichte durch den Nutzer anpassbar?
Wenn man Prüfzertifikate, Reklamationsschreiben, Lieferantenbewertungen oder standardisierte Qualitätsberichte usw. erzeugen möchte, sollten diese Berichte auch entsprechend den Vorstellungen der Anwender gestaltbar sein. Dies bieten inzwischen alle Softwarepakete an. Manche dieser Reports lassen sich jedoch nur mithilfe von kostenträchtigen Zusatztools realisieren. Wenn der Bedarf nach individuell gestalteten Reports oder Formularen besteht, sollte darauf geachtet werden, dass diese über Schnittstellen, z. B. in Word oder Excel erstellt werden können.
Normenintegration
CAQ-Systeme unterstützen das Management bei der Umsetzung der Forderungen der DIN EN ISO 9001. Ein gutes CAQ-System hat zahlreiche Module, die eine Einhaltung auch weiterer Normforderungen gewährleisten.
CAQ-Systeme unterstützen das Management bei der Umsetzung der Forderungen der DIN EN ISO 9001. Ein gutes CAQ-System hat zahlreiche Module, die eine Einhaltung auch weiterer Normforderungen gewährleisten.
Gemäß dem Deming-Kreis (PDCA-Zyklus) lassen sich die Module eines CAQ-Systems in vier Gruppen unterteilen:
| • | Qualitätsplanung mit den Modulen (Plan)
| ||||||||||||
| • | Qualitätslenkung mit den Modulen (Do)
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| • | Qualitätsprüfung mit den Modulen (Check)
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| • | Qualitätsmanagementdarlegung mit den Modulen (Act)
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Die Dokumentation statistischer Ergebnisse, das systematische Sammeln und Auswählen, das Erfassen, Auswerten und Speichern der Daten in einem CAQ-System ist auch wichtig, wenn es um die Abwehr möglicher Produkthaftungsansprüche geht. Auch langfristig ist eine Erfassung und Speicherung von Qualitätsdaten ein Nachweis wirksamer Maßnahmen zur Prozessverbesserung und es unterstützt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Bevor Organisationen jedoch beginnen, Informationen von einzelnen CAQ-Anbietern einzuholen, sollten sie sich über ihre groben Anforderungen bezüglich ihres zukünftigen CAQ-Systems im Klaren sein. Bei der Vielfalt der heutigen Unternehmensstrukturen, der Angebote an integrierten CAQ-Softwarepaketen und ihrer Einsatzmöglichkeiten ist es sinnvoll, sich bei der Auswahl beraten zu lassen.
6 Digitales Projekt-, Anforderungs-, Test- und Servicemanagement
Gute Organisation führt in der Regel zu einer höheren Effizienz. Teams arbeiten vielleicht auch sehr gut für sich – oder gar jeder Mitarbeiter für sich alleine. Doch sobald eine Struktur vorhanden ist, die sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter, der Teams und der Projekte ausrichtet, wird die Arbeit schneller erledigt. Eine gute Struktur resultiert also in höherer Effizienz.
Digitale Werkzeuge zum Projekt-, Anforderungs- und Testmanagement versuchen, diese Struktur einfacher in Organisationen zu integrieren. Dabei geht natürlich jede Organisation die Lösung mit ihrem eigenen Ansatz an.
Projektmanagementsoftware bietet Lösungen an, mit denen Projekte effizient verwaltet werden können. Innerhalb dieser Software können Aufgaben erstellt und diesen weitere Details sowie spezifische Anweisungen hinzugefügt werden. Darüber hinaus können diese Aufgaben mit in der Software festgelegten Anweisungen relevanten Mitarbeitern zugewiesen werden.
Die Erfüllung der soeben genannten Aufgaben ist Grundbestandteil jeder Projektmanagementsoftware. Wie sie Aufgaben zuweisen und verwalten, unterscheidet sich jedoch voneinander. Alle Anwendungen, die es auf dem Markt gibt, wie z. B. Jira, Asana, Trello oder andere, arbeiten nach einem ähnlichen Konzept und sind je nach Anwendungsanforderung weder besser noch schlechter. Sie unterscheiden sich aber in der Art und Weise, wie sie ihre Funktionalitäten ausführen.
Scrum-Projekte
Jira hat sich als eine in vielen Organisationen genutzte Standardsoftware zur Umsetzung größerer und komplexer Scrum-Projekte etabliert. Scrum (englisch für „Gedränge”) ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, insbesondere zur agilen Softwareentwicklung. Es wurde ursprünglich in der Softwaretechnik entwickelt, ist aber davon unabhängig. Scrum wird inzwischen in vielen Branchen eingesetzt. Es ist eine Umsetzung von Lean Development für das Projektmanagement.
Jira hat sich als eine in vielen Organisationen genutzte Standardsoftware zur Umsetzung größerer und komplexer Scrum-Projekte etabliert. Scrum (englisch für „Gedränge”) ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, insbesondere zur agilen Softwareentwicklung. Es wurde ursprünglich in der Softwaretechnik entwickelt, ist aber davon unabhängig. Scrum wird inzwischen in vielen Branchen eingesetzt. Es ist eine Umsetzung von Lean Development für das Projektmanagement.
Die Software bietet die Möglichkeit, die Artefakte (Product Backlog, Sprint Backlog, Produktinkrement) und Events des Scrum-Prozesses in digitaler Form abzubilden. Die Software wurde entwickelt, um Scrum-Teams das Planen, Verfolgen und Einführen von Software oder anderen Produkten und Dienstleistungen zu ermöglichen. Zusätzlich bietet die Software die Möglichkeit, mithilfe von Echtzeit-Reporting den Fortschritt im Projekt im Auge zu behalten. Durch die Individualisierungsmöglichkeiten innerhalb der Administration kann das Tool an Team- und Projektbedürfnisse angepasst werden und bildet Projekte somit sehr gut ab.
Jira lässt sich in drei verschiedene Produktvarianten unterteilen. Jedes dieser Produkte richtet sich an eine andere Ziel- und Aufgabengruppe.
Jira Core: Mit dieser Projektmanagementapplikation können Projekte und Teams geplant und organisiert werden. Verschiedene Bericht- und Exportfunktionen veranschaulichen den Verlauf bzw. Status eines Projekts. Die Teams erhalten Zugriff auf ein kollaboratives Projekt bzw. Aufgaben und sind stets über den Fortschritt informiert. Es können Aufgaben und eine definierte Erledigungszeit oder Deadlines zugewiesen werden. Dadurch kann die Arbeitsbelastung eines jeden Mitarbeiters oder Teams angezeigt und Projekte gegebenenfalls umorganisiert werden.
Projektkollaboration
Mitarbeiter können über Browser auf Jira Core zugreifen. Alle relevanten Informationen und Anhänge können an einem Ort gespeichert und verwaltet werden. Das leidige Austauschen von Informationen in Projekten über ein konservatives E-Mail-Programm hat damit ein Ende. Jira Core ist für alle Bereiche einer Organisation geeignet und kann entsprechend angepasst werden. So können zum Beispiel im Marketing Produktveröffentlichungen geplant oder in der Personalabteilung Vorstellungsgespräche dokumentiert und nachverfolgt werden. Die Software kann über eine Cloud gehostet und verwendet oder auf eigenen Servern betrieben werden.
Mitarbeiter können über Browser auf Jira Core zugreifen. Alle relevanten Informationen und Anhänge können an einem Ort gespeichert und verwaltet werden. Das leidige Austauschen von Informationen in Projekten über ein konservatives E-Mail-Programm hat damit ein Ende. Jira Core ist für alle Bereiche einer Organisation geeignet und kann entsprechend angepasst werden. So können zum Beispiel im Marketing Produktveröffentlichungen geplant oder in der Personalabteilung Vorstellungsgespräche dokumentiert und nachverfolgt werden. Die Software kann über eine Cloud gehostet und verwendet oder auf eigenen Servern betrieben werden.
| Funktionen | |
| • | Echtzeitüberblick |
| • | Zusammenarbeit |
| • | Individuelle Workflows |
| • | Berichtswesen |
| • | Individualisierung |
| • | Projektmanagement |
| • | Zeitmanagement |
| • | Aufgabenmanagement |
| • | Überblick behalten |
Agiles Arbeiten
Jira Software: Diese Projektmanagementapplikation optimiert die Arbeit in agilen Projekten. Sie bietet die Möglichkeit, individuelle Scrum- oder auch Kanban-Boards zu erstellen. Diese lassen sich aktiv in den agilen Workflow eines Projekts einbeziehen. So lassen sich Sprints erstellen und Backlogs pflegen und planen. Ursprünglich wurde Jira Software für die Softwareentwicklungsbranche entwickelt, doch inzwischen findet sie auch in vielen anderen Branchen Anwendung.
Jira Software: Diese Projektmanagementapplikation optimiert die Arbeit in agilen Projekten. Sie bietet die Möglichkeit, individuelle Scrum- oder auch Kanban-Boards zu erstellen. Diese lassen sich aktiv in den agilen Workflow eines Projekts einbeziehen. So lassen sich Sprints erstellen und Backlogs pflegen und planen. Ursprünglich wurde Jira Software für die Softwareentwicklungsbranche entwickelt, doch inzwischen findet sie auch in vielen anderen Branchen Anwendung.
| Funktionen | |
| • | Bug- und Vorgangsnachverfolgung |
| • | Scrum-Boards |
| • | Kanban-Boards |
| • | Berichtsfunktionen |
| • | Portfolioplanung |
| • | Benutzerdefinierte Filter |
| • | Integration von Entwickler-Tools |
| • | Anpassbare Workflows |
| • | Mobile Apps für das Arbeiten unterwegs |
| • | Umfassende Programmierschnittstellen (in alle bereits verwendeten Tools) |
| • | Zahlreiche Einsatzoptionen in der Cloud, als Standalone oder als verteiltes System (Cloud, Server, Data Center) |
Incidentmanagement
Jira Service Management: Die Applikation ist ein für IT-Bereiche entwickeltes Service-Management-Tool für das Vorfalls-, Änderungs- und Problemmanagement (Incident, Change and Problem Management). Mit diesem Tool können Firmen ihren Kunden oder den eigenen Mitarbeitern Hilfe anbieten. Erstellte Tickets können an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet und überwacht werden, um in der vorgegebenen Zeit bearbeitet zu werden und dadurch Service Level Agreements einzuhalten.
Jira Service Management: Die Applikation ist ein für IT-Bereiche entwickeltes Service-Management-Tool für das Vorfalls-, Änderungs- und Problemmanagement (Incident, Change and Problem Management). Mit diesem Tool können Firmen ihren Kunden oder den eigenen Mitarbeitern Hilfe anbieten. Erstellte Tickets können an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet und überwacht werden, um in der vorgegebenen Zeit bearbeitet zu werden und dadurch Service Level Agreements einzuhalten.
Die in Jira Service Management erstellten Tickets können mit Jira-Software-Vorgängen verlinkt werden. So werden alle involvierten Parteien über den aktuellsten Stand informiert. Kunden können sich selbst helfen, indem Jira Service Management mit einer Wissensdatenbank verknüpft wird.
| Funktionen | |
| • | Einhaltung von Service Level Agreements |
| • | Ticketsystem |
| • | Wissensdatenbank |
| • | Berichtswesen |
| • | Echtzeit-Zusammenarbeit |
Programme wie Jira Service Management werden inzwischen auch vermehrt von Qualitätsmanagern eingesetzt, die mit diesen Applikationen ein wirksames Maßnahmen-Managementsystem in der Organisation umsetzen.
7 Fazit und Ausblick
Es ist noch nicht allzu lange her, dass die Praxis des Qualitätsmanagements große Mengen von hand- oder schreibmaschinengeschriebenen Papieraufzeichnungen umfasste, die von einem Schreibtisch zum anderen gereicht und schließlich handlich zu weiteren Papierberichten zusammengefasst wurden.
Es ist auch noch nicht allzu lange her, dass Aufkleber für die Qualitätssicherung und Kreidetafeln oder Whiteboards verwendet wurden, um die täglichen Arbeitsaufträge zu visualisieren.
1951 kaufte die amerikanische Regierung den ersten zu einem nicht militärischen Zweck dienenden Computer überhaupt, um einen Teil der Volkszählung von 1950 zu tabellieren. Absolut alles zuvor wurde in der Welt manuell oder mechanisch durchgeführt.
Seitdem umfasst die Digitalisierung auch alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagement. Qualitätsaufzeichnungen sind zu digitalen Aufzeichnungen in digitalen Datenbanken geworden und die meisten digital erstellten und gepflegten Dokumente werden niemals mehr auf Papier gedruckt werden.
Der Beitrag hat anhand vieler Beispiele aufgezeigt, wo die Digitalisierung im Qualitätsmanagement positive Effekte erzielen kann. Es ist auch deutlich geworden, wie umfassend und komplex die Sichtweise auf das Thema QM 4.0 erfolgen muss.
Als Qualitätsmanager werden Sie sich in einer Organisation befinden, die hauptsächlich in zwei unterschiedliche Kategorien einzuordnen ist:
| 1. | In Ihrer Organisation sind die wichtigsten digitalen Transformationen im Gange oder praktisch abgeschlossen. |
| 2. | Ihre Organisation hat derzeit noch keinen allgemeinen Plan oder eine Sichtweise für die digitale Transformation. |
Für Qualitätsmanager in digital transformierten Organisationen wird es natürlich einfacher sein, sich der Aufgabe zu stellen, ihren eigenen digitalen Pfad Richtung QM 4.0 zu entwerfen.
Andererseits sollte der Mangel an Führung oder Absicht, dieses Thema auf oberster Organisationsebene zu behandeln, keine Entschuldigung dafür sein, dass das Qualitätsmanagement früher als später von der Welle der digitalen Transformation mitgerissen wird und dass es wahrscheinlich besser ist, jetzt zu handeln, bevor es zu spät ist.
Qualitätsmanager müssen sich der neuen Chancen der Digitalisierung bewusst sein und diese berücksichtigen.
8 Weitere Literatur
Böhme & Weihs Systemtechnik GmbH & Co. KG. „Umfassende Audit-Management Software”. https://www.boehme-weihs.de/software/casq-it-moduluebersicht/audit/ (abgerufen am 08.02.2022)
Boss, Domenik (28.02.2020), „Was ist Jira” Agile Heroes. https://www.agile-heroes.de/magazine/was-ist-jira/
Cots, Santi (11.07.2018), „Digital Transformation of Quality Management". https://www.academia.edu/37063540/Digital_Transformation_of_Quality_Management
EAS-Mag. „In fünf Schritten zur Qualität 4.0”. https://de.eas-mag.digital/in-fuenf-schritten-zur-qualitaet-4-0/ (abgerufen am 08.02.2022)
Landesinstitut für Schulentwicklung (LS): Qualitätsmanagement Software zur Unterstützung der QM-Dokumentation an beruflichen Schulen – Bestandsaufnahme, Stuttgart 2009
Lehrke, Matthias (04.02.2020), „Digitalisierung und Qualitätsmanagement – das sollten Sie wissen”. Management Circle. https://www.management-circle.de/blog/digitalisierung-qualitaetsmanagement/
Miratag GmbH. „Software für Qualitätssicherung”. https://www.miratag.de/ (abgerufen am 08.02.2022)
Pix Software GmbH. „Atlassian Jira”. https://www.pixsoftware.de/was-ist-jira-und-welche-versionen-gibt-es (abgerufen am 08.02.2022)
Roxtra GmbH. „Die Software für Ihr digitales Qualitätsmanagement”. https://www.roxtra.com/ (abgerufen am 08.02.2022)
ViCon GmbH. „Ihr Tool für die Prozessmodellierung”. https://www.viflow.de/de/ (abgerufen am 08.02.2022)
