10120 Qualitätsanforderungen an externe Dienstleister – Beispiel „Sicherungsdienstleistungen”
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Die ISO 9001:2015 fordert im Normkapitel 8.4.2 von den Unternehmen, dass beschaffte Dienstleistungen die festgelegten Beschaffungsanforderungen erfüllen müssen. Das bedeutet, die Lieferanten müssen beurteilt und ausgewählt werden bzgl. ihrer Fähigkeit, die Dienstleistung entsprechend den vorgegebenen Beschaffungsanforderungen zu liefern. Als wirksames Mittel für die Beurteilung und Auswahl von Dienstleistungen haben sich Audits bestens bewährt.
In diesem Beitrag wird am Beispiel „Sicherungsdienstleistungen” beschrieben, was bei der Beurteilung und Auswahl von externen Dienstleistern zu beachten ist und welche Möglichkeiten es gibt, die Erfüllung der Anforderungen zu überprüfen. Arbeitshilfen: von: |
1 Problembeschreibung
Worum geht es?
Der Qualitätsmanager eines Unternehmens hat darauf einzuwirken, dass alle eingekauften Dienstleistungen auf die Einhaltung der Beschaffungsanforderungen geprüft werden. Über die Ergebnisse der Beurteilung und über notwendige Maßnahmen sind Aufzeichnungen zu führen. Gerade beim Thema Sicherungsdienstleistungen stößt er aber schnell an fachliche Grenzen, insbesondere dann, wenn es im Unternehmen keine Sicherheitsfachleute gibt bzw. mehr gibt. In der alltäglichen Praxis zeigt sich, dass es aus den vielfältigsten Gründen, insbesondere aber sowohl aus bewusster oder unbewusster unterschiedlicher Interpretierung von fachspezifischen Begriffen als auch aus nicht zu Ende gedachten monetären Überlegungen bei der Umsetzung vertraglicher Festlegungen zur Gewährleistung des Sicherungsauftrags durch den privaten Dienstleister immer wieder zu kritischen Abweichungen kommt. Sie werden im Alltagsbetrieb sowohl für den Auftraggeber als auch für den Dienstleister nicht immer sofort sichtbar. Es besteht die Gefahr, dass sich solche Abweichungen bei nicht rechtzeitigem Erkennen im Verlauf der Zeit summieren und damit schleichend zu gravierenden Mängeln in der Leistungserbringung, der Zuverlässigkeit des Auftragnehmers sowie der betrieblichen Sicherheit führen.
Der Qualitätsmanager eines Unternehmens hat darauf einzuwirken, dass alle eingekauften Dienstleistungen auf die Einhaltung der Beschaffungsanforderungen geprüft werden. Über die Ergebnisse der Beurteilung und über notwendige Maßnahmen sind Aufzeichnungen zu führen. Gerade beim Thema Sicherungsdienstleistungen stößt er aber schnell an fachliche Grenzen, insbesondere dann, wenn es im Unternehmen keine Sicherheitsfachleute gibt bzw. mehr gibt. In der alltäglichen Praxis zeigt sich, dass es aus den vielfältigsten Gründen, insbesondere aber sowohl aus bewusster oder unbewusster unterschiedlicher Interpretierung von fachspezifischen Begriffen als auch aus nicht zu Ende gedachten monetären Überlegungen bei der Umsetzung vertraglicher Festlegungen zur Gewährleistung des Sicherungsauftrags durch den privaten Dienstleister immer wieder zu kritischen Abweichungen kommt. Sie werden im Alltagsbetrieb sowohl für den Auftraggeber als auch für den Dienstleister nicht immer sofort sichtbar. Es besteht die Gefahr, dass sich solche Abweichungen bei nicht rechtzeitigem Erkennen im Verlauf der Zeit summieren und damit schleichend zu gravierenden Mängeln in der Leistungserbringung, der Zuverlässigkeit des Auftragnehmers sowie der betrieblichen Sicherheit führen.
Warum die Qualität so wichtig ist
In Kapitel 2 des von der CoESS (Europäische Vereinigung der Sicherheitsdienste) und Uni-Europa herausgegebenen Handbuches „Auftragsvergabe für qualitätsvolle private Sicherheitsdienstleistungen” wird auf diese Situation Bezug genommen. Es werden Gründe genannt, warum Qualität bei der Ausschreibung von Aufträgen und der Beurteilung der Dienstleister eine so große Rolle spielt. In diesem Kapitel werden auch die Risiken für den Auftraggeber beschrieben, wenn er sich für einen privaten Sicherheitsanbieter geringerer Qualität entscheidet, was oftmals ein Synonym für die Wahl des Bieters mit dem niedrigsten Preis ist. Am Ende dieses Abschnitts sind Szenarien günstigster und schlechtester Fälle für einen potenziellen Auftraggeber zusammengefasst. Dieses Handbuch kann von der Internetseite des Verbandes der Sicherheitswirtschaft kostenfrei als PDF heruntergeladen werden [1].
In Kapitel 2 des von der CoESS (Europäische Vereinigung der Sicherheitsdienste) und Uni-Europa herausgegebenen Handbuches „Auftragsvergabe für qualitätsvolle private Sicherheitsdienstleistungen” wird auf diese Situation Bezug genommen. Es werden Gründe genannt, warum Qualität bei der Ausschreibung von Aufträgen und der Beurteilung der Dienstleister eine so große Rolle spielt. In diesem Kapitel werden auch die Risiken für den Auftraggeber beschrieben, wenn er sich für einen privaten Sicherheitsanbieter geringerer Qualität entscheidet, was oftmals ein Synonym für die Wahl des Bieters mit dem niedrigsten Preis ist. Am Ende dieses Abschnitts sind Szenarien günstigster und schlechtester Fälle für einen potenziellen Auftraggeber zusammengefasst. Dieses Handbuch kann von der Internetseite des Verbandes der Sicherheitswirtschaft kostenfrei als PDF heruntergeladen werden [1].
Verwendete Begriffe
Wie bereits betont, ist eine gemeinsame Sprachregelung entscheidend. Die in diesem Beitrag bereits verwendeten zentralen Begriffe Sicherheitsdienstleister und Sicherungsdienstleistungen werden im Normabschnitt 3 der dafür maßgeblichen DIN 77200-1 [2] definiert.
Wie bereits betont, ist eine gemeinsame Sprachregelung entscheidend. Die in diesem Beitrag bereits verwendeten zentralen Begriffe Sicherheitsdienstleister und Sicherungsdienstleistungen werden im Normabschnitt 3 der dafür maßgeblichen DIN 77200-1 [2] definiert.
Sicherheitsdienstleister: „Organisation, die als Auftragnehmer Sicherungsdienstleistungen anbietet und erbringt”, und
Sicherungsdienstleistungen: „Handlungen und Maßnahmen des Auftragnehmers und seiner Erfüllungs-/Verrichtungsgehilfen (Mitarbeiter und Subunternehmer) auf vertraglicher Grundlage privatrechtlicher Natur oder im öffentlichen Auftrag zum Schutz von Leib, Leben, Gesundheit und Eigentum sowie anderer Rechtsgüter”.
Checkliste
Mit der beigefügten Mustercheckliste soll der Qualitätsmanager ein Instrument an die Hand bekommen, das ihn in die Lage versetzt, auch auf dem speziellen Gebiet der Sicherheit seine Einflussnahme auf die Umsetzung der Forderung der ISO 9001 nach Überprüfung der Dienstleistung und des Dienstleisters sowie der Pflicht zur Dokumentierung der „Ergebnisse von Beurteilungen” wirksamer zu gestalten.
Mit der beigefügten Mustercheckliste soll der Qualitätsmanager ein Instrument an die Hand bekommen, das ihn in die Lage versetzt, auch auf dem speziellen Gebiet der Sicherheit seine Einflussnahme auf die Umsetzung der Forderung der ISO 9001 nach Überprüfung der Dienstleistung und des Dienstleisters sowie der Pflicht zur Dokumentierung der „Ergebnisse von Beurteilungen” wirksamer zu gestalten.
