07AFF Affinitätsdiagramm
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Das Affinitätsdiagramm ist ein Werkzeug, um im Team zu einer gegebenen Frage eine große Anzahl subjektiver Daten – Ideen, Meinungen, Lösungsansätze etc. – zu sortieren und zu gruppieren. Die Sortierung wird zeitweise schweigend vorgenommen. Gruppierungskriterium ist die inhaltliche Verwandtschaft der einzelnen Daten, die sogenannte Affinität zueinander. Die so gebildeten Gruppen werden durch Generalisierung und Abstrahierung unter einem Schlagwort zusammengefasst. Sie bilden sog. Cluster inhaltlich verwandter subjektiver Daten.
Die Anwendung dieses Werkzeugs hilft den Teilnehmern, einen Konsens über wichtige Cluster der untersuchten Daten zu erzielen. Die Visualisierung der Affinitäten eröffnet einen intuitiven Zugang zu den Ergebnissen.
Affinitätsdiagramme werden im Qualitätsmanagement allgemein sowie bei Verbesserungsprojekten erstellt. Das Affinitätsdiagramm ist Teil der sieben neuen Managementwerkzeuge des Japaners Jiro Kawakita.
Dieser Beitrag stellt Ihnen das Affinitätsdiagramm mit seinen Anwendungsszenarien, die Schritte zu seiner Erstellung sowie mögliche Varianten vor. Arbeitshilfen: von: |
1 Ziel und Kurzbeschreibung
Kurzbeschreibung
In Verbesserungsprojekten kommt es regelmäßig zu der Situation, dass eine große Menge verbaler Daten von einem Team ausgewertet und verdichtet werden muss. Verbale Daten können zum Beispiel die Ergebnisse einer Kundenbefragung sein. Ebenso können dies aber auch Ideen, Meinungen und Lösungsansätze der Teammitglieder sein. Das Affinitätsdiagramm ist ein Werkzeug, das in solchen Situationen unter Inkaufnahme eines geringen Informationsverlusts die Daten auf wesentliche Aspekte reduzieren kann.
In Verbesserungsprojekten kommt es regelmäßig zu der Situation, dass eine große Menge verbaler Daten von einem Team ausgewertet und verdichtet werden muss. Verbale Daten können zum Beispiel die Ergebnisse einer Kundenbefragung sein. Ebenso können dies aber auch Ideen, Meinungen und Lösungsansätze der Teammitglieder sein. Das Affinitätsdiagramm ist ein Werkzeug, das in solchen Situationen unter Inkaufnahme eines geringen Informationsverlusts die Daten auf wesentliche Aspekte reduzieren kann.
Ziel des Affinitätsdiagramms ist es, große verbale Datenmengen zu sortieren und zu gruppieren.
In Teamarbeit werden mittels Generalisierung und Abstraktion die Daten auf bislang verborgene Zusammenhänge und Ähnlichkeiten durchforstet. Ziel ist es, als „ähnlich” erkannte Daten in Gruppen zusammenzufassen und den so entstehenden Datenklumpen (engl. Cluster) einen prägnanten Überbegriff zuzuordnen. Obwohl ein Team das Diagramm erstellt, wird zu Beginn der Sortierung bewusst geschwiegen.
Anwendungsgebiet
Das Affinitätsdiagramm wird eingesetzt, um
Das Affinitätsdiagramm wird eingesetzt, um
| • | eine große Menge an verbalen Daten – das können Ideen, Kundenäußerungen, Mitarbeitermeinungen etc. sein – zu sortieren, |
| • | zu einer gegebenen Frage mögliche Antworten zu finden, |
| • | eine kreative Ideengenerierungsphase mit einem Konzept zur Ideensortierung zu verbinden, |
| • | hinsichtlich der Antworten einen starken Konsens im Team zu bilden, |
| • | verborgene Zusammenhänge in den Ausgangsdaten durch Teamarbeit zu entdecken. |
Synonyme
Synonym bezeichnet man das Affinitätsdiagramm auch als KJ-Diagramm. Dieses Synonym rührt von seinem Erfinder Jiro Kawakita her, wobei die Japaner bei solchen Abkürzungen das Nachnameninital voranstellen. Im englischen Sprachraum trägt es den Namen „Affinity-Diagram”.
Synonym bezeichnet man das Affinitätsdiagramm auch als KJ-Diagramm. Dieses Synonym rührt von seinem Erfinder Jiro Kawakita her, wobei die Japaner bei solchen Abkürzungen das Nachnameninital voranstellen. Im englischen Sprachraum trägt es den Namen „Affinity-Diagram”.
Eng verwandt, aber nicht identisch, ist das Konzept der Kartenabfrage aus der Moderationstechnik.
2 Vorbereitung des Affinitätsdiagramms
Der Aufbau eines Affinitätsdiagramms ist relativ einfach. Die Schritte zu seiner Erstellung werden im folgenden Gliederungspunkt behandelt. Wie bei vielen anderen Workshop-Techniken ist es auch beim Affinitätsdiagramm wichtig, dass der Einsatz optimal vorbereitet wird und die benötigten Rahmenbedingungen geschaffen werden.
Elemente der Vorbereitung sind:
| • | Formulierung einer geeigneten Untersuchungsfrage |
| • | Bereitstellen von Moderationsmaterial |
| • | Bestimmung eines geeigneten Veranstaltungsorts mit großer Arbeitsfläche |
| • | Auswahl eines Moderators |
2.1 Formulierung einer geeigneten Untersuchungsfrage
Untersuchungsfrage
Die Wahl der passenden Untersuchungsfrage ist essenziell und sollte entsprechend gut vorbereitet sein. Ziel des Affinitätsdiagramms ist die Sortierung von großen verbalen Datenmengen unter dem Blickwinkel der Zusammengehörigkeit der Daten. Die Sortierungskriterien leiten die Teammitglieder implizit aus der Untersuchungsfrage ab.
Die Wahl der passenden Untersuchungsfrage ist essenziell und sollte entsprechend gut vorbereitet sein. Ziel des Affinitätsdiagramms ist die Sortierung von großen verbalen Datenmengen unter dem Blickwinkel der Zusammengehörigkeit der Daten. Die Sortierungskriterien leiten die Teammitglieder implizit aus der Untersuchungsfrage ab.
Die Untersuchungsfrage fokussiert das Denken der Teilnehmer. Ist sie mehrdeutig formuliert, werden die Teammitglieder unterschiedliche Auffassungen über den Untersuchungszweck entwickeln.
„Seven Plus/Minus Two”
Bewährt hat sich für die Formulierung der Untersuchungsfrage die Regel „Seven Plus/Minus Two”, also sieben Worte plus oder minus zwei weitere Worte. Gemäß dieser Faustregel sollte die Untersuchungsfrage damit ein kurzer Satz mit fünf bis neun Worten sein. Es empfiehlt sich, die Untersuchungsfrage in einem Vortest mit Mitarbeitern, die nicht Teil der Teams sind, auf Verständlichkeit zu prüfen. Wird Mehrdeutigkeit festgestellt, muss die Frage neu formuliert werden.
Bewährt hat sich für die Formulierung der Untersuchungsfrage die Regel „Seven Plus/Minus Two”, also sieben Worte plus oder minus zwei weitere Worte. Gemäß dieser Faustregel sollte die Untersuchungsfrage damit ein kurzer Satz mit fünf bis neun Worten sein. Es empfiehlt sich, die Untersuchungsfrage in einem Vortest mit Mitarbeitern, die nicht Teil der Teams sind, auf Verständlichkeit zu prüfen. Wird Mehrdeutigkeit festgestellt, muss die Frage neu formuliert werden.
2.2 Bereitstellen von Moderationsmaterial
Karten und Haftnotizzettel
Die verbalen Daten lassen sich am schnellsten sortieren und gruppieren, wenn sie auf einem Trägermedium notiert sind. Bewährt haben sich dafür die aus der Moderationstechnik bekannten Karten aus stärkerem Papier sowie größere Haftnotizzettel. Bei den Haftnotizen sind große Formate (z. B. 102x 152 mm) zu bevorzugen.
Die verbalen Daten lassen sich am schnellsten sortieren und gruppieren, wenn sie auf einem Trägermedium notiert sind. Bewährt haben sich dafür die aus der Moderationstechnik bekannten Karten aus stärkerem Papier sowie größere Haftnotizzettel. Bei den Haftnotizen sind große Formate (z. B. 102x 152 mm) zu bevorzugen.
Da Farben eine eigene Bedeutung haben, ist darauf zu achten, dass alle eingesetzten Karten oder Haftzettel die gleiche Farbe aufweisen. Unterschiedliche Farben könnten einzelnen Daten unbewusst mehr Aufmerksamkeit oder eine andere Bedeutung verleihen.
Es müssen mindestens so viele Karten oder Notizzettel griffbereit sein, dass jedes zu sortierende Objekt (z. B. eine Idee, eine Meinung etc.) einzeln auf einer Karte vermerkt werden kann.
Stifte
Je Teilnehmer ist ein stärkerer Filzstift vorzusehen. Die damit beschrifteten Karten sollen auch aus der Entfernung gut lesbar sein. Alle Stifte sollen die gleiche Farbe haben.
Je Teilnehmer ist ein stärkerer Filzstift vorzusehen. Die damit beschrifteten Karten sollen auch aus der Entfernung gut lesbar sein. Alle Stifte sollen die gleiche Farbe haben.
Pins oder Magnete
Die auf Karten notierten verbalen Daten müssen eventuell an einer Pinnwand oder einem Whiteboard befestigt werden. Entsprechend sind Stecknadeln oder Magnete vorrätig zu halten. Beides sollte in ausreichender Menge verfügbar sein, damit die schweigende Arbeitsphase nicht durch solche Nebensächlichkeiten unterbrochen wird.
Die auf Karten notierten verbalen Daten müssen eventuell an einer Pinnwand oder einem Whiteboard befestigt werden. Entsprechend sind Stecknadeln oder Magnete vorrätig zu halten. Beides sollte in ausreichender Menge verfügbar sein, damit die schweigende Arbeitsphase nicht durch solche Nebensächlichkeiten unterbrochen wird.
2.3 Geeigneter Veranstaltungsort mit großer Arbeitsfläche
Größe der Arbeitsfläche
Zur Sortierung werden die Karten zunächst allen Teammitgliedern in einer Gesamtschau gezeigt. Dafür muss der Veranstaltungsort eine genügend große Arbeitsfläche bieten. Als Faustformel gilt, dass der Arbeitsbereich doppelt so groß sein sollte wie die Materialsammlung. Sofern zum Beispiel mit 100 zu sortierenden Karten gerechnet wird, sollte die Arbeitsfläche Platz für die Präsentation von 200 Karten bieten.
Zur Sortierung werden die Karten zunächst allen Teammitgliedern in einer Gesamtschau gezeigt. Dafür muss der Veranstaltungsort eine genügend große Arbeitsfläche bieten. Als Faustformel gilt, dass der Arbeitsbereich doppelt so groß sein sollte wie die Materialsammlung. Sofern zum Beispiel mit 100 zu sortierenden Karten gerechnet wird, sollte die Arbeitsfläche Platz für die Präsentation von 200 Karten bieten.
Art der Arbeitsfläche
Als Arbeitsflächen kommen in Betracht:
Als Arbeitsflächen kommen in Betracht:
| • | Auslegen der Karten auf dem Boden oder auf Tischen. In beiden Fällen ist zu berücksichtigen, dass das Team gleichzeitig an den Daten arbeiten soll und daher großzügig geplant werden sollte. |
| • | Anbringen der Haftzettel an einer Wand oder auf fest installierten Whiteboards. |
| • | Arbeit mit transportablen Pinnwänden oder Whiteboard auf Rollen. Es sind die Stellflächen sowie die Zugänglichkeit zu berücksichtigen. |
2.4 Auswahl eines Moderators
Aufgaben des Moderators
Die Schritte zur Erstellung eines Affinitätsdiagramms sind zwar einfach, dennoch sollte ein Moderator bestimmt werden, der die einzelnen Arbeitsphasen in der richtigen Reihenfolge dirigiert und auf die besonderen Regeln einzelner Arbeitsschritte hinweist.
Die Schritte zur Erstellung eines Affinitätsdiagramms sind zwar einfach, dennoch sollte ein Moderator bestimmt werden, der die einzelnen Arbeitsphasen in der richtigen Reihenfolge dirigiert und auf die besonderen Regeln einzelner Arbeitsschritte hinweist.
Anforderungen an den Moderator
Der Moderator ist beim Affinitätsdiagramm strikter Neutralität verpflichtet. Er darf weder die Ursprungsdaten noch die Sortierung und Gruppierung durch das Team bewerten. Er sollte kommunikationsstark sein, um die Gruppe gemeinsam durch die Schritte zur Erstellung des Diagramms zu bringen.
Der Moderator ist beim Affinitätsdiagramm strikter Neutralität verpflichtet. Er darf weder die Ursprungsdaten noch die Sortierung und Gruppierung durch das Team bewerten. Er sollte kommunikationsstark sein, um die Gruppe gemeinsam durch die Schritte zur Erstellung des Diagramms zu bringen.
3 Erstellung
Zur Erstellung eines Affinitätsdiagramms sind fünf Schritte erforderlich. Diese sind in Abbildung 2 dargestellt.
| Schritte zum Affinitätsdiagramm | |
| • | Schritt 1: Vorstellung der Untersuchungsfrage |
| • | Schritt 2: Materialsammlung |
| • | Schritt 3: Sortierung durch das Team |
| • | Schritt 4: Benennung der Gruppen |
| • | Schritt 5: Finalisierung des Ergebnisses |
3.1 Vorstellung der Untersuchungsfrage
Bedeutung klären
Im ersten Schritt wird dem Team die Untersuchungsfrage vorgestellt. Bei der Vorbereitung des Affinitätsdiagramms wurde die Frage klar formuliert und eventuell in einem Pretest für eindeutig verständlich befunden.
Im ersten Schritt wird dem Team die Untersuchungsfrage vorgestellt. Bei der Vorbereitung des Affinitätsdiagramms wurde die Frage klar formuliert und eventuell in einem Pretest für eindeutig verständlich befunden.
Dennoch sollte der Moderator mit dem Team die Bedeutung der Frage diskutieren. Ziel ist es, ein gemeinsames, eindeutiges Verständnis der Frage zu bekommen. Dies ist wichtig, damit das Ergebnis am Ende des Verfahrens von allen Teilnehmern akzeptiert wird.