06160 Zeitgemäßes Prozessmanagement durch QM

Traditionelle Nachweis-Managementsysteme sind darauf ausgelegt, die Erfüllung von Zertifizierungsanforderungen zu dokumentieren. In diesen Systemen liegt der Schwerpunkt auf der Sicherstellung der notwendigen Zertifikate, wobei die tatsächliche operative Relevanz und der Nutzen für Mitarbeitende in vielen Fällen begrenzt sind. Diese Systeme sind häufig an Normanforderungen orientiert und primär für externe Auditoren konzipiert, was zu einer starken Bürokratisierung führt. Die Praxis zeigt, dass diese Systeme wenig Wert für die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden bieten.

Ein zentrales Problem ist, dass die Dokumentation oft nicht aktuell gehalten wird. Der Aufwand für Aktualisierungen ist hoch, und die Motivation zur Pflege der Dokumentation bleibt aus, wenn ihr Nutzen nicht erkennbar ist.

In der Folge entsteht ein Teufelskreis (s. Abb. 2): Dokumente veralten, der Aufwand zur Aktualisierung steigt, und die Relevanz der Informationen wird zunehmend infrage gestellt. Die einzige Zeit, in der die Dokumentation oft intensiv aktualisiert wird, ist kurz vor externen Audits, um den geforderten Nachweis zu erbringen. Dies zeigt sich in der Regel in einer operativen Hektik kurz vor dem externen Audit, die nicht zuletzt von den Qualitätsbeauftragten ausgehalten werden muss. Zufriedenstellend ist diese Situation höchstens für den Auditor.

Der Weg zu interaktiven Managementsystemen führt über einen paradigmatischen Wandel in der Art und Weise, wie Managementsystemdokumentationen erstellt, gepflegt und genutzt werden. Der zentrale Ansatz bei der Entwicklung interaktiver Systeme liegt darin, die Relevanz und Nützlichkeit der Dokumentation für die Mitarbeitenden erheblich zu verbessern. Dies geschieht durch eine Kombination aus Dezentralisierung, Interaktivität und einer integrierten Wissensmanagementstrategie.

Dezentralisierung der Systempflege
Die Dezentralisierung der Systempflege ist ein entscheidender Schritt in diesem Prozess. Traditionell wird die Pflege der Managementsystemdokumentation von einer zentralen Stelle aus durchgeführt oder angetrieben. Diese zentrale Einheit ist jedoch oft nicht in der Lage, die kontinuierliche Aktualisierung aller Bereiche des Systems zu gewährleisten, da sie weder über die notwendige Kapazität noch über das spezifische Fachwissen für jeden Bereich verfügt. Daher ist es sinnvoll, die Verantwortung für die Pflege der Dokumentation auf die einzelnen Mitarbeitenden zu übertragen, die direkt in den jeweiligen Prozessen tätig sind. Diese Mitarbeitenden sind am besten informiert über notwendige Änderungen und können sie direkt umsetzen. Durch diese Dezentralisierung wird sichergestellt, dass die Dokumentation stets aktuell und an die realen Arbeitsbedingungen angepasst ist. Die Dezentralisierung ist also eine notwendige Bedingung für eine hohe Interaktivität.

Um bei dezentralen Autoren die Korrektheit und Konsistenz der Informationen zu gewährleisten, ist die Einführung eines leichtgewichtigen Freigabeworkflows unerlässlich. Typischerweise prüft in der ersten Stufe der Prozessverantwortliche die vorgeschlagenen Änderungen und entscheidet über deren inhaltliche Freigabe oder Ablehnung. Diese Person ist in der Regel direkt in die täglichen Abläufe eingebunden und kann die Relevanz und Notwendigkeit der Änderungen gut einschätzen. In der zweiten Stufe erfolgt die Prüfung durch den Managementsystem-Moderator, der die Änderungen auf Redundanzen, Widersprüche und Normkonformität überprüft. Dieser Moderator stellt sicher, dass alle Änderungen den internen und externen Anforderungen entsprechen und dass die Dokumentation insgesamt konsistent bleibt. Dieser strukturierte Ansatz garantiert, dass die Dokumentation stets korrekt und verlässlich ist.

Wissensintegration
Ein weiteres Schlüsselelement interaktiver Managementsysteme ist die Integration von Wissensmanagement direkt in die Prozessdokumentation. So werden relevante Informationen, Tipps und Best Practices nicht separat, sondern als Teil der Prozessdokumentation bereitgestellt. Dies bedeutet, dass Prozessschritte um ergänzende Informationen angereichert werden, die den Mitarbeitenden nützliche Hinweise geben und sie bei der effizienten Durchführung ihrer Prozessschritte unterstützen. Diese Integration macht die Dokumentation nicht nur informativer, sondern auch praktischer und relevanter für die tägliche Arbeit. In Konsequenz gewinnt der Mitarbeitende intrinsische Motivation zur dezentralen Aktualisierung seiner Prozesse. Der Weg zum interaktiven Managementsystemen wird also geebnet durch die Kombination von Dezentralisierung, einem strukturierten Freigabeworkflow und einer engen Verknüpfung von Wissensmanagement mit der Prozessdokumentation. Durch diese Maßnahmen wird die Dokumentation nicht nur aufrechterhalten, sondern auch aktiv als nützliches Werkzeug für die Mitarbeitenden gestaltet, was zu einer höheren Akzeptanz und Effizienz im Unternehmen führt.

Ein grundlegender Ansatz zur Messung der Interaktivität ist die Analyse der Zugriffsstatistiken. Diese Kennzahlen liefern Hinweise darauf, wie stark das System in den Arbeitsalltag integriert ist. Die absolute Anzahl an lesenden und schreibenden Zugriffen pro Monat gibt Aufschluss über die Tiefe der Nutzung. Die Breite der Nutzung ist die Anzahl der verschiedenen Personen, die pro Monat darauf zugreifen. Aufschlüsselnd können auch die Häufigkeit der Seitenaufrufe sowie die durchschnittliche Verweildauer auf bestimmten Bereichen oder Prozessen zurate gezogen werden.

Dynamische Plattformen
Die Interaktivität eines Managementsystems lässt sich somit durch die Analyse der Zugriffshäufigkeit und die Durchdringung innerhalb der Belegschaft erfassen. Dies zeigt, dass interaktive Managementsysteme viel mehr als reine Dokumentation sind. Sie bedeuten Kommunikation, die zunehmend mit Social-Media-Kommunikation vergleichbar ist. Die Messgrößen verdeutlichen, dass moderne Managementsysteme weit mehr sind als nur statische Dokumentationswerkzeuge aus Nachweismotiven – sie entwickeln sich zu dynamischen Kommunikationsplattformen.

Die Implementierung interaktiver Managementsysteme ist eng mit einer effektiven Prozesskonformität verknüpft und der Übergang ist fließend, da die Art und Weise, wie Interaktivität gemessen wird, direkten Einfluss auf die Regel- und Prozesskonformität hat. Die kontinuierliche Analyse der Interaktivität liefert wertvolle Erkenntnisse darüber, wie gut das System in den Arbeitsalltag integriert ist und wie es von den Mitarbeitenden genutzt wird. Dies schafft eine solide Basis für die Auswahl der geeigneten Maßnahmen zur Sicherstellung der Prozesskonformität.