12128 Digitales Dokumentenmanagement
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Zunehmende Digitalisierung in der modernen Geschäftswelt bietet zahlreiche Möglichkeiten, um Prozesse innerhalb von Organisationen effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.
Besonders im Bereich des Qualitätsmanagements (QM) eröffnet die Digitalisierung neue Wege, die Dokumentenverwaltung zu optimieren und Abläufe zu automatisieren. Insbesondere zertifizierte Organisationen, profitieren maßgeblich von der Implementierung einer Dokumentenmanagementsoftware (DMS), die den Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig die Anforderungen interner und externer Interessensgruppen erfüllt.
Der Beitrag widmet sich der Digitalisierung des Dokumentenmanagements und zeigt, wie geeignete Dokumentenmanagementsoftware (DMS) dazu beitragen kann, QM-Systeme wirksam zu unterstützen. Es werden die wesentlichen Funktionen einer DMS und die Auswahlkriterien für die passende Software beschrieben. Arbeitshilfen: von: |
1 QM 4.0: Digitalisierung und Qualitätsmanagement
Allgemein wird in der QM-Dokumentation von Organisationen auf weiterführende Dokumente verwiesen, z. B. Normen, Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formulare, Aufzeichnungen oder Auftrags- und Projektdokumente.
Insbesondere zertifizierte Organisationen – beispielsweise nach der DIN EN ISO 9001 oder weiteren Richtlinien – verfügen über eine Vielzahl von Dokumenten und Aufzeichnungen, die es zu lenken und zu verwalten gilt. Das führt meist zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand und stellt Qualitätsmanager und weitere beauftragte Mitarbeiter in der Praxis vor eine große Herausforderung. Eine Dokumentenmanagementsoftware (DMS) kann hier Abhilfe schaffen und unterstützt Organisationen bei der Erfüllung ihrer Qualitätsziele.
Ziel: effizient und praxistauglich arbeiten
Das Managen von Dokumenten bedeutet, die unterschiedlichen Dokumente und deren Querverweise effizient und praxistauglich zu lenken. Die Dokumentenmanagementfunktionalität der Softwareprodukte ist daher zwingend erforderlich. Unter einem Dokumentenmanagementsystem versteht man Lösungen mit Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dokumentenbestände, s. Abbildung 1:
Das Managen von Dokumenten bedeutet, die unterschiedlichen Dokumente und deren Querverweise effizient und praxistauglich zu lenken. Die Dokumentenmanagementfunktionalität der Softwareprodukte ist daher zwingend erforderlich. Unter einem Dokumentenmanagementsystem versteht man Lösungen mit Verwaltungsfunktionen für die enorm wachsenden Dokumentenbestände, s. Abbildung 1:
Aufbau und Nutzen des DMS
Eine DMS bedient sich in der Regel eines Datenbanksystems. Darauf aufbauend wird ein Recherchesystem verwendet, wobei über Metadaten auf ein Dokument zugegriffen wird. Es stehen beliebige Felder für Recherchen zur Verfügung wie z. B. Dokumentenname und -nummer, Abteilung, Bearbeiter, Vorgang usw. Im Gegensatz zum herkömmlichen Dateisystem lässt sich beispielsweise eine Checkliste für eine bestimmte Prüfung in einem Bereich sowohl über den Suchbegriff „Bereich” als auch über „Prüfung” finden, ohne diese doppelt abspeichern zu müssen.
Eine DMS bedient sich in der Regel eines Datenbanksystems. Darauf aufbauend wird ein Recherchesystem verwendet, wobei über Metadaten auf ein Dokument zugegriffen wird. Es stehen beliebige Felder für Recherchen zur Verfügung wie z. B. Dokumentenname und -nummer, Abteilung, Bearbeiter, Vorgang usw. Im Gegensatz zum herkömmlichen Dateisystem lässt sich beispielsweise eine Checkliste für eine bestimmte Prüfung in einem Bereich sowohl über den Suchbegriff „Bereich” als auch über „Prüfung” finden, ohne diese doppelt abspeichern zu müssen.
In der Software integriert befindet sich in der Regel ein schon vorkonfigurierter automatisierter Dokumentenlenkungs-Workflow zur Erstellung, Prüfung, Freigabe, Kenntnisnahme und Verteilung von Dokumenten. Einige der wichtigen Funktionen einer DMS sollen im Folgenden etwas ausführlicher beleuchtet werden.
1.1 Zentrale Verwaltung von Dokumenten an einem Ort
Zentral und ortsunabhängig
Mitarbeiter in Organisationen verbringen inzwischen einen nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Informationssuche. DMS verwalten alle wichtigen Unternehmensdokumente – und damit vorhandenes Wissen und relevante Informationen – zentral an einem Ort.
Mitarbeiter in Organisationen verbringen inzwischen einen nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Informationssuche. DMS verwalten alle wichtigen Unternehmensdokumente – und damit vorhandenes Wissen und relevante Informationen – zentral an einem Ort.
Durch die webbasierte Anwendung einer DMS können die Mitarbeiter jederzeit auf alle digitalen Dokumente standortunabhängig zugreifen. Vielfältige Schnittstellen ermöglichen einen schnellen und zuverlässigen Datenaustausch. Das schafft Akzeptanz bei Mitarbeitern und Führungskräften.
1.2 Dokumenten-Workflows
Neben der Dokumentenverwaltung besitzt eine DMS umfangreiche Funktionalitäten zur Dokumentenlenkung. Mit einem automatisierten Freigabe- und Lenkungsprozess (Dokumenten-Workflow) kann festgelegt werden, wie ein Dokument durch die Organisation geleitet wird. Den Mitarbeitern können hier bestimmte Rollen zugewiesen werden – beispielsweise erstellende, bearbeitende, prüfende oder freigebende Person.