11110 Integrierte Managementsysteme richtig führen – Teil 2

Einfluss unterschätzt
Der Einfluss der Leitung auf die Wirksamkeit von Managementsystemen ist heute unbestritten. Welches Ausmaß dieser Einfluss in der Praxis hat wird aber oft unterschätzt. Gründe und Argumente, warum es so wichtig ist, dass sich die oberste Leitung proaktiv in die Umsetzung der Managementsysteme einbringen muss, um sie zum Erfolg zu führen, wird dieser Beitrag zeigen.

Teil 1
Im ersten Teil des Beitrags haben wir Ihnen bereits dargelegt, welche Rolle die oberste Leitung im Sinne der ISO-Normen zur erfüllen hat. Dazu gehören ihre Verantwortlichkeiten und Aufgaben, die sie mittels Führungsaktivitäten im Unternehmen leisten muss. Auch hat sie eine funktionale Aufbau- und Ablauforganisation zu schaffen, die notwendig ist, um ein IMS in der Praxis erfolgreich umzusetzen. Die Leitung muss entscheiden, was Chefsache ist und was innerhalb der Organisation durch andere Mitarbeiter erledigt werden kann und soll.

Außensicht auf ein Unternehmen
Von außen betrachtet, z. B. aus der Sicht eines Kunden, Stakeholders oder Zertifizierungsauditors, ist ein Unternehmen eine Einheit. Die interne Organisation mit ihren unterschiedlichen Rollen und Funktionen ist für den Außenstehenden, der Anforderungen und Erwartungen an die Organisation hat, nicht immer direkt ersichtlich. Dies ist aus der Fremdsicht auch nicht wirklich von Interesse. Eine persönliche Begebenheit macht dies deutlich. Auf meine Antwort „Mein Unternehmen muss auch noch die Bedürfnisse der anderen Kunden berücksichtigen.” Erwiderte der Einkaufsleiter eines großen Automobilkonzerns: „Was Sie mit Ihren anderen Kunden machen, ist Ihre Sache und mir egal. Für uns sind wir Ihr einziger Kunde, und so wollen wir auch wahrgenommen werden.”

Ordnungsinstrument Managementsysteme
Die Eigensicht differiert wie häufig im Leben von der Fremdwahrnehmung. Die Fremdsicht nimmt die Firma als ein Boot oder Schiff war. Wer auf der Brücke die Befehle gibt und wer auf Deck oder im Maschinenraum die Befehle ausführt, ist außerhalb des Schiffs nicht immer ersichtlich und meist auch wenig von Interesse. Was Dritte interessiert, ist, ob das Schiff auf Kurs ist und seinen Fahrplan einhält. Insofern sitzen Führung und Mitarbeiter wirklich in einem Boot und sind entweder gemeinsam erfolgreich oder nicht. Dieser Umstand gilt auch für die Managementsysteme, die der Führung und den Mitarbeitern durch die Formulierung von Anforderungen beim Betrieb und bei der Steuerung des Boots Hilfestellung anbieten. Managementsysteme sind ein systematisches Ordnungsinstrument. Ohne dieses Instrument hat jeder die Freiheit, es so zu machen, wie es ihm am besten gefällt. Nur wird dann das Ergebnis intern wie extern nicht allen gefallen.

Vernetzte, globalisierte Welt
Bis Ende der 1970er Jahre gab es noch keine zertifizierbaren ISO-Managementsysteme, und die Unternehmen haben dennoch erfolgreich Produkte und Dienstleistungen auf dem Markt angeboten und verkauft. Mit den damaligen Methoden und Organisationsformen wäre jedoch unsere heutige vernetzte und globalisierte Welt nicht mehr funktionsfähig. Industrie 4.0, künstliche Intelligenz und weitere Innovationen wie Smartphones und die Vernetzung sind ohne übergreifende systemische Regelungen mit weltweitem Anspruch nicht zu realisieren. International gültige ISO-Managementsystemnormen sind nur ein Teil dieser Regelungen, die verbindliche Standards setzen. Diese Standards bilden heute die Grundlage für das Erfüllen von Erwartungen der Kunden und Stakeholder.

Versprechen, Erwartungen zu erfüllen
Bei einem nach ISO 9001 zertifizierten Unternehmen setze ich als Kunde oder Stakeholder ein gewisses Maß an Vertrauen in die Erfüllung von Erwartungen bezüglich meiner Qualitätsanforderungen voraus. Gleiches gilt für andere Managementsysteme im Hinblick auf Umweltschonung, Energieeffizienz oder Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (SGA-MS). Auch dazu gibt es Erwartungen der Kunden oder Stakeholder hinsichtlich Umwelt- und Klimaschutz oder guter Arbeitsbedingungen, die erfüllt werden wollen. Etablierte, anerkannte Managementsysteme und unabhängige Überprüfungen, testiert durch ein Zertifikat, erzeugen dafür ein positives Image auf dem Markt.

Keine Fremdsteuerung
Je mehr Managementsysteme ein Unternehmen betreibt, desto umfassender wird die durch die Normen vorgegebene Regelungsdichte und desto mehr interne Organisationsprozesse werden von den spezifischen einzelnen Managementsystemen abgedeckt. Die Befürchtung einer Fremdsteuerung ist jedoch unbegründet. Die Managementsystemnormen geben nur vor, was zu regeln ist. Wie die Regelung aussieht, bleibt dem Unternehmen überlassen. Daher besteht eher die Gefahr, dass die Unternehmen sich durch die Art und Ausprägung der Regelungen ihre kleine Hölle selbst schaffen. Die Folgen sind unter anderem ein schlechtes Betriebsklima und vermehrtes Abheuern von Besatzungsmitgliedern oder Schwierigkeiten beim Anheuern von neuen Besatzungsmitgliedern.

Wandel der Normen
Auch die Regelungen einer Norm sind vom Wandel der Zeit nicht ausgenommen. Alle sechs bis acht Jahre werden die Normen durch die ISO einer Aktualitätsprüfung und ggf. einer Revision unterzogen. Ein vergleichbares Vorgehen bezüglich der betrieblichen Systemdokumentation und ihrer Vorgaben wäre ebenso notwendig, erfolgt in vielen Fällen aber nicht. Gute Gründe dafür gäbe es schon. So macht z. B. zunehmende Digitalisierung von Prozessen eine Anpassung der Vorgaben zur Prozesslenkung notwendig.

Es sollte eine der wichtigsten Aufgaben der obersten Leitung sein, für ihre Mitarbeiter die Voraussetzungen für ein zeitgemäßes modernes Arbeiten (technisch wie organisatorisch) sicherzustellen. Nur an solchen fortschrittlichen Arbeitsplätzen werden Mitarbeiter sich für ihr Unternehmen voll und ganz einsetzen.