07003 Swimlane-Diagramm
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Das Swimlane-Diagramm ist eine besondere Darstellungsform für Prozessverläufe, die es erlaubt, neben dem eigentlichen Prozessfluss die beteiligten Organisationseinheiten, deren Zuständigkeit und das Zusammenspiel zwischen ihnen zu visualisieren.
Seinen Namen hat das Diagramm aus der Analogie zum Schwimmsport: In einem großen Becken hat jeder Schwimmer seine Bahn, in der er bleibt. Ebenso hat im Swimlane-Diagramm jede beteiligte Organisationseinheit eine eigene „Bahn” (engl. Lane), in der nur ihre Teilhabe am Prozess dargestellt wird. Erfordert der Prozess die Übergabe der Prozessaktivität an eine andere Organisationseinheit, wechselt der Prozess die Bahn. So kann man leicht erkennen, welche Aktivitäten durch welche Organisationsteile ausgeführt werden und wie der Verlauf des Prozesses ist.
Dieser Beitrag stellt Ihnen das Swimlane-Diagramm und seine Methodik vor. Sie erfahren, welche Schritte zur Erstellung des Diagramms erforderlich sind, worauf bei einer gelungenen Anwendung zu achten ist und welche Vor- und Nachteile mit dem Einsatz des Swimlane-Diagramms verbunden sind. Arbeitshilfen: von: |
1 Kurzbeschreibung und Anwendungsszenarien
Prozessvisualisierung
Das Swimlane-Diagramm ist ein Instrument zur Prozessvisualisierung. Es ist in der Lage, Prozessaktivitäten und Prozessbeteiligte grafisch einander zuzuordnen. Damit zeigt das Diagramm mehr Informationen an als z. B. ein gewöhnliches Flussdiagramm, das nur die Prozessaktivitäten enthält. Aufgrund seiner Mächtigkeit wird das Swimlane-Diagramm als Teil der Business Process Modelling Notation 2.0 (BPMN 2.0) gesehen und in vielen Unternehmen zur Prozessmodellierung eingesetzt.
Das Swimlane-Diagramm ist ein Instrument zur Prozessvisualisierung. Es ist in der Lage, Prozessaktivitäten und Prozessbeteiligte grafisch einander zuzuordnen. Damit zeigt das Diagramm mehr Informationen an als z. B. ein gewöhnliches Flussdiagramm, das nur die Prozessaktivitäten enthält. Aufgrund seiner Mächtigkeit wird das Swimlane-Diagramm als Teil der Business Process Modelling Notation 2.0 (BPMN 2.0) gesehen und in vielen Unternehmen zur Prozessmodellierung eingesetzt.
Funktionsweise
Der Prozess wird analysiert und in seine einzelnen Aktivitäten zerlegt. Für diese wird ermittelt, welche Organisationseinheiten verantwortlich sind. Die beteiligten Organisationseinheiten bestimmen die Zahl der „Schwimmbahnen” („Lanes” bzw. „Sub-Lanes”) in der Darstellung. Die Summe der Schwimmbahnen ergibt den „Pool”, der somit der prozessrelevanten Gesamtorganisation (also z. B. dem Unternehmen) entspricht.
Der Prozess wird analysiert und in seine einzelnen Aktivitäten zerlegt. Für diese wird ermittelt, welche Organisationseinheiten verantwortlich sind. Die beteiligten Organisationseinheiten bestimmen die Zahl der „Schwimmbahnen” („Lanes” bzw. „Sub-Lanes”) in der Darstellung. Die Summe der Schwimmbahnen ergibt den „Pool”, der somit der prozessrelevanten Gesamtorganisation (also z. B. dem Unternehmen) entspricht.
Aufbau
Jeder Prozess hat einen Start- und einen Endpunkt. Die Prozessaktivitäten werden nun derart in das Diagramm eingezeichnet, dass der Startpunkt (die erste Prozessaktivität) oben links steht und zeitlich-logische Aktivitäten weiter rechts ergänzt werden. Verändert sich die Verantwortung für die Ausführung der Prozessaktivitäten, wechselt der Prozess die Bahn. Visuell kann daher unmittelbar nachvollzogen werden, wer für eine bestimmte Aktivität zuständig ist.
Jeder Prozess hat einen Start- und einen Endpunkt. Die Prozessaktivitäten werden nun derart in das Diagramm eingezeichnet, dass der Startpunkt (die erste Prozessaktivität) oben links steht und zeitlich-logische Aktivitäten weiter rechts ergänzt werden. Verändert sich die Verantwortung für die Ausführung der Prozessaktivitäten, wechselt der Prozess die Bahn. Visuell kann daher unmittelbar nachvollzogen werden, wer für eine bestimmte Aktivität zuständig ist.
Einheiten/Rollen, nicht die Person
Bewusst stehen dabei Organisationseinheiten bzw. Rollen und nicht Personen im Fokus der Betrachtung: Personen können das Unternehmen verlassen oder sich durch Versetzung, Beförderung etc. verändern. Organisationseinheiten sind demgegenüber zeitlich stabil und entsprechen dem gewünschten Detaillierungsgrad der Betrachtung im Diagramm.
Bewusst stehen dabei Organisationseinheiten bzw. Rollen und nicht Personen im Fokus der Betrachtung: Personen können das Unternehmen verlassen oder sich durch Versetzung, Beförderung etc. verändern. Organisationseinheiten sind demgegenüber zeitlich stabil und entsprechen dem gewünschten Detaillierungsgrad der Betrachtung im Diagramm.
Anwendungsgebiete
Das Swimlane-Diagramm kann als passendes Werkzeug bei folgenden Szenarien eingesetzt werden:
Das Swimlane-Diagramm kann als passendes Werkzeug bei folgenden Szenarien eingesetzt werden:
| • | Es soll dargestellt werden, in welchen Schritten ein Prozess verläuft – von seinem Anfang bis zu seinem Ende – und wie diese Schritte zeitlich-logisch angeordnet sind. |
| • | Es soll gezeigt werden, welche Organisationseinheiten oder Rollen an dem Prozess mitwirken. |
| • | Es sollen die Schnittstellen zwischen den prozessbeteiligten Organisationseinheiten analysiert und visualisiert werden. |
| • | Es soll allgemein dargelegt werden, wie der Prozess aus dem Input durch seine Aktivitäten den erwarteten Output generiert. |
Symbole
Die geschilderten Szenarien kann das Swimlane-Diagramm bereits mit erstaunlich wenig Symbolen verwirklichen: Im einfachsten Fall stellen Rechtecke die Prozessaktivitäten dar, Pfeile fungieren als Verbinder zwischen ihnen und stellen die zeitlich-logische Reihenfolge dar.
Die geschilderten Szenarien kann das Swimlane-Diagramm bereits mit erstaunlich wenig Symbolen verwirklichen: Im einfachsten Fall stellen Rechtecke die Prozessaktivitäten dar, Pfeile fungieren als Verbinder zwischen ihnen und stellen die zeitlich-logische Reihenfolge dar.
Erweitert man den Symbolvorrat, kommen in Analogie zum Symbolsatz des Flussdiagramms die Raute als Symbol einer Entscheidung und einer damit bedingten Verzweigung sowie Kreise als Start-/Endpunkte hinzu.
Weitere Bezeichnungen
Im Deutschen wird das Swimlane-Diagramm auch als Prozessablaufdiagramm oder Funktionenband bezeichnet. Im Englischen kann man synonym auch „Activity Partition” lesen. Eher ungebräuchlich ist die Benennung als „Rummler-Brache-Diagramm”; diese rührt daher, dass G. Rummler und A. Brache das Diagramm weiterentwickelt und vor allem durch eine Veröffentlichung bekannt gemacht haben.
Im Deutschen wird das Swimlane-Diagramm auch als Prozessablaufdiagramm oder Funktionenband bezeichnet. Im Englischen kann man synonym auch „Activity Partition” lesen. Eher ungebräuchlich ist die Benennung als „Rummler-Brache-Diagramm”; diese rührt daher, dass G. Rummler und A. Brache das Diagramm weiterentwickelt und vor allem durch eine Veröffentlichung bekannt gemacht haben.
2 Erstellung
Erstellung des Swimlane-Diagramms: Schritte
Das Swimlane-Diagramm wird in folgenden Schritten erstellt:
Das Swimlane-Diagramm wird in folgenden Schritten erstellt:
Grundsätzlich kann das Swimlane-Diagramm ohne IT-Einsatz konzeptionell erstellt werden. Für das Reinzeichnen in Schritt 4 (s. Abschnitt 2.4) wird allerdings die IT-Unterstützung empfohlen.
2.1 Prozess und Aktivitäten erheben
Schritt 1
Ziel des Swimlane-Diagramms ist die sachgerechte Visualisierung des betrachteten Prozesses. Die Erstellung beginnt daher damit, dass in einem ersten Schritt der Prozess als solcher erhoben wird. Dabei stehen die Aktivitäten und ihre Reihenfolge im Vordergrund.
Ziel des Swimlane-Diagramms ist die sachgerechte Visualisierung des betrachteten Prozesses. Die Erstellung beginnt daher damit, dass in einem ersten Schritt der Prozess als solcher erhoben wird. Dabei stehen die Aktivitäten und ihre Reihenfolge im Vordergrund.
Prozess durchdringen
Ein Prozess ist eine logisch zusammengehörige Abfolge von Aufgaben. Er wird durch ein definiertes Ereignis ausgelöst und liefert ein bestimmtes Ergebnis. Als Startpunkt für die Betrachtung eignen sich Beginn und Ende des Prozesses gleichermaßen. Während im ersten Fall gefragt wird: „Welche Aktivität folgt dann?”, wird im zweiten Fall gefragt „Was muss passiert sein, damit dieses Ergebnis vorliegt?”. Iterativ werden diese Fragen immer wieder gestellt und fortgeführt, bis der Prozess in seiner Gänze durchdrungen ist.
Ein Prozess ist eine logisch zusammengehörige Abfolge von Aufgaben. Er wird durch ein definiertes Ereignis ausgelöst und liefert ein bestimmtes Ergebnis. Als Startpunkt für die Betrachtung eignen sich Beginn und Ende des Prozesses gleichermaßen. Während im ersten Fall gefragt wird: „Welche Aktivität folgt dann?”, wird im zweiten Fall gefragt „Was muss passiert sein, damit dieses Ergebnis vorliegt?”. Iterativ werden diese Fragen immer wieder gestellt und fortgeführt, bis der Prozess in seiner Gänze durchdrungen ist.
Happy Path
Bei der Erhebung des Prozesses und seiner Aktivitäten folgt man immer dem sog. „Happy Path”. Das ist der Verlauf des Prozesses, wie er im Normalfall ausgeführt wird. Es ist nicht der Verlauf, der sich bei Komplikationen ergibt.
Bei der Erhebung des Prozesses und seiner Aktivitäten folgt man immer dem sog. „Happy Path”. Das ist der Verlauf des Prozesses, wie er im Normalfall ausgeführt wird. Es ist nicht der Verlauf, der sich bei Komplikationen ergibt.
Beispiel
Es wird der Kernprozess eines Dienstleisters betrachtet, an dessen Ende der Kunde bezahlt. Dies kann der Bezahlvorgang beim Check-out eines Kunden an der Hotelrezeption oder auch die Abholung eines reparierten Kfz sein. Der „Happy Path” betrachtet als Aktivität nur den Bezahlvorgang. In der Realität mag es vorkommen, dass der Kunde beim Bezahlen Komplikationen anspricht und Kulanzregeln erwartet. Solche untypischen Verläufe werden nicht detailliert erfasst.
Es wird der Kernprozess eines Dienstleisters betrachtet, an dessen Ende der Kunde bezahlt. Dies kann der Bezahlvorgang beim Check-out eines Kunden an der Hotelrezeption oder auch die Abholung eines reparierten Kfz sein. Der „Happy Path” betrachtet als Aktivität nur den Bezahlvorgang. In der Realität mag es vorkommen, dass der Kunde beim Bezahlen Komplikationen anspricht und Kulanzregeln erwartet. Solche untypischen Verläufe werden nicht detailliert erfasst.